Warehouse Management System -ul este o solutie software care a avut o evolutie interesanta de-a lungul timpului. Daca acum 25 de ani existau doar 18 provideri capabili sa ofere module avansate pentru managementul depozitelor, acum sunt peste 300 de astfel de furnizori la nivel mondial.

Piata globala este dominata de 4 mari jucatori : Manhattan Associates, RedPrairie, HighJump si SAP. Fiecare dintre cei 3 este lider de piata pe anumite domenii, domenii in care au cele mai multe implementri sau domenii in care solutia lor ofera cele mai bune facilitati si performante.

Evolutie Warehouse Management System

De-a lungul timpului Warehouse Management System-ul a evoluat de la un sistem Warehouse  Management System simplu, numit core WMS, la un sistem la care s-au adaugat: Labor Management, integrarea perifericelor: imprimante, echipamente RF, echipamente de voce, managementul evenimentelor, business inteligence, modul de analize, alocare dinamica etc.

Un astfel de sistem interactioneaza cu alte sisteme: flota, transport management, ERP, etc. Cea mai relevanta imagine a unui astfel de sistem am gasit-o intr-o imagine de pe internet, imagine pe care o vedeti mai jos:

Implementarea unei solutii Warehouse Management System, pe langa faptul ca are costuri destul de mari asociate, necesita timp mare si resurse importante din partea celor implicati in acest proces.

Exista riscuri asociate cu implementarea oricarui sistem software, iar Warehouse Management System-ul nu face exceptie de aici, iar probabil cel mai mare risc este cel asociat faptului ca solutia sa nu va rezolve decat partial problemele si ca deveniti client captiv al firmei care furnizeaza solutia. Sunt citeva reguli generale de care ar trebui sa tineti cont atunci cand implementati o solutie software, iar in particular un Warehouse  Management System.

Regulile de baza incerc sa le enumar aici:

1. Costul proiectului total trebuie sa fie aliniat cu ROI-ul, deci pentru inceput ar trebui sa puteti sa determinati un ROI realist si sa puteti sa corelati ROI-ul cu costul total;

2. Nu credeti pe nimeni!

Companiile care vand astfel de solutii software WMS, ERP etc au tendinta normala de a  exagera beneficiile oferite de solutie si de a minimiza riscurile si costurile aferente proiectului. De obicei la inceput se poate orice, pina cand platesti avansul, iar apoi unele lucruri nu au fost intelese chiar asa bine.:) Angajatii unei companii care doreste implementarea unui WMS sau ERP, de obicei nu au experienta in asa ceva si au tendinta de a nu vedea elementele importante ale unui astfel de proiect;

3. Atunci cand evaluati reducerile de costuri faceti aceste evaluari intr-un mod foarte pesimist!

De obicei e mai bine sa fii fericit la sfarsitul proiectului decat sa plangi pe la banci. Orice beneficiu care nu e foarte clar cum este obtinut si care nu poate fi transformat in cifre nu il luati in considerare.

4. Nu cuantificati de 2 ori beneficiile!

Atentie ca anumite beneficii, in zone diferite se pot cuantifica de 2 ori fara a avea cineva explicit intentia asta.

5. Inaintea oricaror alte elemente luati in calcul doar potentialul real al costurilor care le puteti reduce!

6. Utilizati promisiunile de reduceri promise ca KPI pentru finalul proiectului!

Odata cu evolutia sistemelor informatice, atat WMS, TMS sau ERP s-a constatat ca asteptarile reale ale beneficiarului si beneficiile oferite de sistem nu sunt intotdeauna in concordanta existand, in anumite, etape decalaje destul de mari intre asteptari si realizari.

In cazul particular al unuiWarehouse  Management System beneficile majore apar abia dupa ce se implementeaza modulele de optimizare, iar perioada de timp necesara aparitiei acestor beneficii reale poate varia dstul de mult in functie de solutia software, dar mai mult in functie de implementarea solutiei si a modului in care au fos optimizate procesele inainte sau in timpul procesului de implementare software.

Trebuie sa tineti cont de faptul ca nu toate depozitele au nevoie de un WMS, iar investitia intr-un astfel de sistem nu este neaparat necesara in toate cazurile. De aceea, pentru a va putea da seama daca un astfel de sistem e necesar ar fi bine sa va raspundeti inainte la citeva intrebari esentiale:

1. Care sunt problemele pe care incercati sa le rezolvati prin implementarea unei solutii WMS?

2. Aveti nevoie de un WMS pwntru a rezolva aceste probleme?

3. Este neaparat necesara achizitionarea unui sistem WMS?

4. Exista solutii care pot fi folosite avand un raport cat mai mic intre costuri si riscuri?

5. Aveti resurse pentru a putea conduce un astfel de proiect?

6. Cumpar un WMS sau dezvolt propriul WMS?

7. De ce abilitati e nevoie pentru a putea finaiza cu succes un astfel de proiect? Exista persoane cu astfel de abilitati in companie?

8. Ce solutie aleg si cine furnizeaza acea solutie?

9. Care este durata de viata a unei astfel de solutii Warehouse  Management System?

Caietul de sarcini in cazul Warehouse  Management System

In piata exista foarte multi furnizori de solutii software si multi furnizori au aceiasi problema: implementarea acestor solutii. De obicei aceasta problema apare la multe companii deoarece nu au reusit sa-si defineasca un “caiet de sarcini” care sa poate fi baza unui astfel de proiect de selectie a solutiei. Pentru a putea realiza un “caiet de sarcini” este necesar sa aveti foarte clare cateva lucruri:

1. Identificati si creionati foarte clar cerintele si nevoile dumneavoatsra;

2. Alegeti solutia software care e capabila sa va rezolve cerintele si nevoile cu resursele standard;

3. Identificati care sunt dependentele proiectului cu celelalte activitati din firma si stabiliti prioritatile de rezolvare a dependentelor;

4. Definiti foarte clar obiectivele, ROI-ul si modalitatea de obtinere a lor;

5. Definiti foarte clar criteriile de legere a furnizorilor;

Realizarea “caietului de sacini” este una dintre cele mai importante etape ale unui atfel de proiect de implementare, etapa care daca nu este parcursa si realizata corect va conduce la probleme in ceea ce priveste desfasurarea poriectului si a probleme cu furnizorul solutiei si implementatorul solutiei WMS.

Ce trebuie sa va demostreze furnizorul

Furnizorul ales pentru un astfel de proiect ar trebui sa indeplineasca citeva conditii cheie:

1. Sa dovedeasca expertiza in industria in care activati;

2. Sa isi poate demonstra capailitatile;

3. Sa va dovedeasca ca nu cumparati promisiuni;

6. Sa aiba relatii de lunga durata cu clientii aii;

In cazul in care decineti sa implementati o solutie WMS la dumneavoastra in companie ar trebui sa aveti in vedere ca o reducere a costului total al proiectului poate fi obtinuta prin angajarea unui consultant extern care sa va ghideze si sa va  ofere suport in relatia cu furnizorul.

De asemenea, trebuie sa mai tineti cont de un aspect foarte important: tratati orice propunere de customizare/personalizare sau deviere de la solutia standard ca un semnal de alarma in ceea ce priveste marirea riscurilor acceptate, marirea costurilor si marirea duratei proiectului. Orice astfel de propuneri trebui sa va puna semne de intrebare legate de optimizarea proceselor companiei sau de capabilitatea standad a solutiei software de a rezolva problemele dumneavoastra.

Noi oferim clientilor servicii de consultanta in ceea ce priveste stabilirea nevoilor companiei in ceea ce priveste solutii software pentru zona de supply chain, consultanta in alegerea solutiei si furnizorului si consultanta pe parcursul implementarii solutiei. Yotul incepe cu un audit. Detalii puteti gasi aici: Servicii de consultanta  .