Sedintele in logistica

sedintele in logistica
sedintele in logistica

Ar trebui ca in fiecare departament al unei companii sa existe o regularitate privind intilnirile si sedintele.

Sedintele in logistica ar trebui sa fie organizate la intervale regulate pentru a putea obisnui echipa cu necesitatea lor si cu modul organizat de a discuta problemele.

Sedintele in logistica mai au avantajul de a putea discuta deschis cu echipa probleme, probleme care nedicutate si care nu sunt puse pe masa pot da nastere la zvonuri care pot destabiliza echipa. Sedinta ar trebui sa reprezinte cadrul organizat si formal in care se discuta aspecte importante legate de activitatile departamentului.

In departamentele de logistica ale firmelor exista foarte putin sau deloc cultul sedintelor facute formal si cu regularitate. Sedintele in logistica trebuie sa se faca separat cu personalul aflat pe diverse pozitii, dar ele trebuiesc gandite in asa fel incat sa se faca cu regularitate si sa se faca cu toti oamenii din depatament, astfel incat echipa sa vada ca e ascultata si ca au un cadru organizat in care isi pot prezenta problemele.

Regulile unei sedinte de succes

– orice sedinta in logistica trebuie sa aiba un owner, adica o persoana care  conduce sedinta si discutiile, iar aceasta persoana genereaza necesitatea sedintei, ordinea de zi etc. De obicei, aceasta persoana este seful departamentului respectiv, daca sedinta se face intr-un departament;

– data si tematica sedintei se transmite cu citeva zile inainte tuturor membrilor perticipanti, intr-un format prestabilit;

– fiecare participant la sedinta trebuie sa confirme participarea;

– tematica sedintei se transmite sub forma de ordine de zi, in care sunt listate temele in ordinea de abordare a lor, timpul alocat fiecarei teme si eventual persoanele care sustine fiecare tema;

– aceste date se transmit pe email catre participanti lasand deschisa ordinea de zi pentru eventuale propuneri de modificare a participantilor;

– ca si regula de buna practica, cu o zi inainte de sedinta ordinea de zi ar trebui sa fie inchisa fara a mai putea fi modificata.

– tot ca regula de buna practica, de obicei, la sedintele saptaminale, ordinea de zi pentru urmatoarea sedinta se trimite in ziua imediat urmatoarea incheierii sedintei actuale;

– orice sedinta ar trebui sa inceapa cu discutatea statusului sarcinilor din sedinta anterioara sau din sedintele anterioare. In aceasta etapa ar trebui sa se analizeze in ce stadiu sunt sarcinile date in sedintele anterioare si sa se stabileasca daca temenul respectat si sarcina poate fi indplinita in conditiile cerute.

– in fiecare sedinta sarcinile trebuiesc stabilite foarte clar si anume: cine este responsabil, care este termenul limita, care sunt resursele suplimentare pe care le poate folosi si eventual care sunt etapele intermediare cu eventuale termene intermediare. Etapele se vor stabili a se analiza  in viitoarele sedinte in functie de etapele agreate si de stadiul lor de excutie.

– la finalul fiecarei sedinte se face un scurt rezumat al sedintei (de obicei citeva minute) in care se puncteaaza aspectele importante discutate in sedinta, acest aspect avand rolul de a sedimenta informatiile, iar asta se face de obicei de ownerul sedintei sau de persoana care tine minuta sedintei;

– Fiecare sedinta va fi urmata de o minuta a sedintei, minuta care este recomandat a se face intr-un format agreat la nivel de companie si de catre o persoana care participa la sedinta si ia notite in mod activ. Aceasta minuta ar fi recomandat sa se trimita catre participanti cel tarziu in urmatoarea zi dupa sedinta si ea ar trebui sa fie insotita de ordinea de zi pentru sedinta de saptamina viitoare (daca exista sedinte saptaminale).

– minuta sedintei ar trebui trimisa de catre seful departamentului sefului lui: de ex daca sedinta se face in departamentul de logistica seful departamentului de logistica ar trebui sa trimita aceasta minuta safului caruia i se subordoneaza direct. Aceasta regula ar trebui respectata cu strictete avand rolul de a-l tine informat pe sef despre actiunile din departament si de a-l putea invita din cand in cand (doar atunci cand este cazul) pentru a participa la sedinta departamentului;

– ownerul sedintei ar trebui sa conduca sedinta astfel incat sa fie respectate termenele de timp agreate pentru fiecare tema, problemele ridicate in discutie sa nu se abata de la subiectul existent pe ordinea de zi, iar discutiile sa nu degenereze in alte teme adiacente. De obicei participantii la sedinta au tendinta de a degenera discutiile si de a le duce pe cu totul alte fagasuri prelungind in mod inutil sedinta si generand frustrari pentru ceilalti participanti.

– la sedinta ar trebui sa nu se citesca mailuri pe telefon, sa nu se vorbeasca la telefon, sa se joace jocuri pe laptop sau participantii sa aiba alte activitati care dovedesc vadit ca participa la sedinta doar din complezenta. Participantii la sedinta au tendinta de a face cu totul altceva si de a fi in alta parte decat in sala de sedinta (psihic vorbind). Astfel de cazuri nu trebuiesc tolerate de catre ownerul sedintei deoarece arata un profund dispret pentru reguli si pentru ceilalti participanti la sedinte.

– tonul folosit de participanti ar trebui sa fie unul normal si destins, in cazul in care se remarca o schimbare a tonului ownerul sedintei trebuie sa ia masuri pentru a aduce situatia in termeni normali;

De obicei sunt reguli de bun simt, dar care odata respectate fac ca sedintele sa fie scurte, la obiect si fara prelungiri suplimentare. Odata respectate, regulile ele vor deveni un mod de viata pentru cei care participa putand fi respectate natural.

Greselile cele mai des intilnite

– nu exista ordine de zi a sedintei, iar daca ea exista nu este definita si transmisa in mod corect;

– nu se dau sarcini numind persoane responsabile si termene clare;

– ne se face minuta, iar daca se face nu se transmite membrilor sau nu sunt evidentiate chestiunile importante din sedinta;

– minuta nu este transmisa sefilor superiori ierarhici si care nu au participat la sedinta;

– sedinta nu incepe cu discutarea sarcinlor si termenelor aflate in executie. De obicei aceasta etapa este sarita complet, nu este atinsa nici macar tangential;

Iti place articolul? Daca  da atunci da-l mai departe si prietenilor lor tai si partenerilor de afaceri.

admin

Consultant logistica si supply chain, transport, depozitare, distributie, productie, achizitii, implementare WMS, TMS, APO, ERP

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *