In articolul acesta vrea sa va vorbesc despre probleme implementare ERP, adica despre ce tipuri de probleme poti gasi avea cnd implemntezi un ERP.

Am mai discutat pana acum despre procesul de implementare ERP sau orice alt soft de business si probabil ca o sa mai vorbesc si in viitor pentru ca nu voi epuiza curand subiectul. Este un proces complex si a carui reusita depinde de foarte multi factori, factori care, de foarte multe ori, nu sunt in controlul companiei care are nevoie de implementare ERP.

Indicii care va spun ca e posibil sa aveti probleme

In prezentul articol vreau sa va dau niste indicii care sa va spuna ca lucrurile nu functioneaza corect, nu merg catre directia care trebuie si ca va trebuie ajutor specializat.

Relatia cu un furnizor de solutie software este una de lunga durata si de aceea trebuie creat inca de la inceput un parteneriat. O astfel de relatie cu un dezvoltator si implementator de solutie ERP va leaga si va face dependent de furnizor inca din primele etape ale procesului de implementare ERP.

Dezvoltatorii de solutii ERP si implementatorii (in cazul in care cei 2 sunt diferiti) stiu acest lucru si vor sa maximizeze la maxim aceasta dependenta, dependenta care le creaza lor un business stabil, cu bani permanenti si care ii fereste de probleme si crize.

Probleme implementare ERP – steapele procesului

Etapele corecte ale unui astfel de proces sunt urmatoarele:

• identificarea nevoilor de schimbare ERP sau implementare ERP;
• analiza de business care presupune identificare de procese, maparea proceselor existente in companie la momentul actual, documentarea proceselor si stabilirea cerintelor pentru noul ERP sau dezvoltarea actualului ERP; (de obicei e recomandat sa faceti aceasta etapa si urmatoarele cu oameni care au mai facut asta si au experienta)
• Optimizarea proceselor existente si cerinte pentru noul ERP (caiet de sarcini);
• Selectarea furnizorului de solutie ERP care se potriveste cat mai mult pe procesele dumneavoastra de business (aici trebuie avut grija sa fie alesa solutia care se muleaza cat mai bine pe procele dumneavoastra);
• Alegerea implementatorului de solutie;
• Negocierea termenilor contractului (aici trebuie avut grija ca acei termenei negociati sa fie echilibrati si sa se poata asigura succesul implementarii). Etapa este foarte importanta deoarece foarte multe contracte de implementare sunt foarte dezechilibrate in favoarea dezvoltatorului si implementatorului de ERP. Este un contract tehnic cu foarte multe chichite de metodologie pe care multi amangeri nu au timp sa-l citeasca si sa-l inteleaga pe deplin si sa vada care sunt implicatiile viitoare ale conditiilor contractuale;
• Desfasurarea contractului si implementarea de ERP;

Probleme implementare ERP – contractul

Ca si principiu, la contractele de implementare ERP e ca la serviciul auto: te duci si negociezi un pret, dar nu stii normativul, iar in cazul in care nu ai nrmativul pretul orar nu conteaza pentru te umfla apoi la normativ, cu cat pretul e mai mic cu atat vei fi umflat apoi la normativ.

Normativul unui programator este extrem de greu de controlat si este total in controlul dezvoltatorlui sau implementatorului de ERP, iar recomandarea mea este sa gasiti metode sa fie sub controlul celui care plateste ca sa stie daca ceea ce plateste este corect sau nu. Daca nu stiti cum sa faceti asta va ajut eu, de-a lungul timpului am gasit niste metode care sa asigure un control pe aceasta problema.

Probleme implementare ERP – umflarea pretului

Firma care a dezvoltat ERP-ul stie ceea ce v-am spus mai sus si va initial un pret pe care sa-l acceptati, iar dupa semnarea contractului o sa va umfle cu cereri de modificare si ore dezvoltare suplimentare. Asta e foarte posibil sa va dubleze valoarea proiectului intial (ATENTIE! discutam aici de zeci sau sute de mii de euro pe care nu le veti controla si, care vor aparea in proiect ulterior si va fi foarte greu sa mai mai renuntati la proiect.

Singura optiune viabila fiind cea de acceptare a costurilor si de continuare a proiectului, restul optiunilor fiind extrem de greu de luat in calcul). Dezvoltarile suplimentare nu sunt dorite pentru ca va maresc costul proiectului si aduc probleme tehnice la update-uri si upgrade-uri ulterioare ale solutiei ERP (asta va face dependenti pe viata de mentenanta). Aceste probleme apar daca infrastructura solutiei ERP nu este dezvoltata avand in cap de la inceput upgrade-urile si update-urile core-ului sa nu afecteze dezvoltarile suplimentare facute pe core.

Probleme implementare ERP – tertipuri

Firmele care au ERP stiu asta, dar voi nu realizati la inceput impactul de aceea ei apeleaza la niste tertipuri. Unul din aceste tertipuri este va dea o analiza de business sau specificatie de impementare care e foarte stufoasa (peste 500 de pagini pana la citeva mii de pagini) pe care trebuie sa o aprobati conform contractului intr-un numar limitat de zile (numarul de zile din contract nu permite parcurgerea constienta a intregii documentatii).

De obicei aceasta analiza este facuta de ei pe solutia standard si poate sa includa ceva (dar de cele mai muulte ori nu) dezvoltari suplimentare necesare. Odata semnat acest document el devine biblia intregului proces de implmentare ERP si deschide robinetul de bani de la voi catre firma de soft (totul conform contractului semnat de voi si foarte legal).

Probleme implementare ERP – al doilea tertip

Un alt tertip folosit este manualul de utilizare al produsului pe care ar trebui sa vi-l dea odata cu produsul. Ei de obicei au un manual pentru versiunea standard si vi-l dau pe ala, dar ala nu cuprinde si personalizarile softului pentru voi, asta inseamna ca el e doar partial utilizabil, iar daca o sa-l cereti pe cel personalizat o sa va spuna ca nu il fac sau ca nu e prins in oferta.

Manualul asta presupune ca daca ai ceva de facut si nu stii, iei manualul, faci pasii de acolo, in ordinea de acolo si iti iese ceea ce vrei sa faci fara ajutor din alta parte(util cand angajati oameni noi).

Cu manualul standard pe o vesiune de soft modificata nu va iesi si atunci trebuie sa semnezi un contract de suport tehnic, care chiar daca nu au manualul (chestie legala si specificata de lege) nu vi-l dau gratuit.

Sunt foarte multe lucruri de scris si foarte multe tertipuri pe care ei le folosesc sa-si securizeze contractul si sa faca curgerea lina si lunara a banilor prin conducata de bani in sens unic de la voi catre ei.

Concluzie

Sfatul cel mai sanatos este sa apelati la ajutor specializat care va poate echilibra relatia cu furnizorul de soft.

E adevarat ca ajutorul specializat costa, dar la final cand trageti linia vava costa mai putin decat va va costa fara ajutor specializat.

Calculul e simpu: un astfel de ajutor costa intre 10 si 20 de mii de euro sa zicem, la un proiect de ERP care e ofertat initial cu 80-100.000 de euro si care la finalul proiectului, de cele mai multe ori ajunge sa-si dubleze valoarea.

In 95% din cazuri banii platiti consultantului (cei 10-20 de mii de euro) ii scoateti doar din optimizarea de procese si reduceri de costuri.

Decizia va apartine, dar daca decideti ca aveti nevoie de ajutor eu va pot ajuta!

Daca vrei sa eviti aceste probleme noi te putem ajuta. SUntem specializati in astfel d eproiecte si avem experienta in implemntarea de slutii software. Vezi aici ofertele noastre de consultanta logistica