As tot tinut sa scriu un articol despre pasi in implementarea unei splutii ERP (pot fi extinsi la orice solutie software) asta mai demult, dar nu ii venise randul.

In implementarea unui proiect de ERP sunt niste pasi importanti care ar fi bine sa fie facuti. Pasii pe care o sa-i descriu mai jos nu sunt standardizati niciunde, dar ei sunt naturali si usor de inteles si sunt pasii pe care trebuie sa-i urmeze o companie pentru implementarea de ERP. Pasii descrisi mai jos sunt pasii pe care e recomandat sa ii faca o companie in alegerea si implementarea solutiei si nu pasii pe care e recomandat sa ii faca un furnizor de  solutie software, dar o sa vedeti ca la un moment dat acesti ca acesti pasi in implementare ERP sunt comuni altor solutii software.

Primul pas recomandat este maparea si descrierea proceselor din companie si realizarea cerintelor generale pentru noua solutie software.

Pasul asta va ajuta sa alegeti corect solutia software pentru afacerea dumneavoastra si sa intelegeti corect procesele din companie. Este un proces general care odata realizat va fi valabil in discutia cu orice furnizor. General, acest prim pas, este recomandat sa descrie procesele de la momentul actual din companie, sa se identifice ce se poate optimiza operational, iar apoi sa se treaca ca recomandari ceea ce se doreste in viitor operational si in solutia software.

Trebuie inteles faptul ca solutia software nu va rezolva toate problemele operationale si ca anumite lucrurile care nu el poate face softul vor trebui facute operational. Procesul trebuie sa fie unul general, iar descrierea si cerintele trebuie sa fie usor de inteles de toata lumea care citeste un astfel de document.

Exemplu

De exemplu: “receptia la momentul actual se face pe hartie pe baza comenzilor confirmate de la furnizor, la sosirea masinii receptionerul ia comanda furnizorului si receptioneaza cantitativ si calitativ produsele prin numarare directa si prin inspectare a produselor”. Asta e procesul actual. Ce se doreste : “in noul soft dorim receptie cu scaner astfel incat comanda sa fie incarcata in scaner, receptionerul sa aleaga din scaner numarul comenzii si sa scaneze pe baza codurilor de bare existente pe produs.

La incheierea receptiei scanerul trebuie sa faca o verificare intre ceea ce s-a comandat si ceea ce s-a receptionat fizic si sa emita un raport de conformitate.” De aici rezulta 2 cerinte: una operationala si anume: produsele trebuie sa aiba coduri de bara pe ele la receptie, iar daca nu au trebuie sa li se puna coduri de bara.

Asta se poate face de furnizor sau de echipa de receptie, dar este o cerinta operationala care trebuie rezolvata inainte de implementarea softului; iar a doua cerinta este de soft: softul trebuie sa permita scanarea cu scaner si finalizarea receptiei electronice. Cam asta trebuie facut pentru toate procesele din companie (aici este simplu, trebuie insa un pic mai detaliat). Pasul asta se poate face intern sau cu un consultant.

Pasul 2 este cel de selectie a furniorului de solutie software (solutie ERP).

Aici ar fi recomandat sa se discute cu mai multi furnizori si sa se aleaga cel care respecta standard cat mai multe dintre cerinte. Cu alte cuvinte le dati descrierea procesului si cerintele stabilite anterior, iar ei, care cunosc produsul foarte bine vin si va spun care din cerinte le rezolva standard si care din cerinte necesita dezvoltare ulterioara.

Cand spun ca anumite cerinte le rezolva standard ar fi bine ca sa verificati ca acele cerinte sunt rezolvate asa cum vreti si cum ati cerut (asta se poate face intr-o prezentare personalizata a produsului). Atat documentele din primul pas cat si cele din pasul asta devin parte din contractul dintre dumneavoastra si furnzior. Dupa ce ati ales 1 – 3 furnizori pe baza celor discutate mai sus urmeaz sa va faca oferta sa analizati oferta si sa sa acceptati oferta.

Semnarea contractului pentru implementare ERP – dupa acceptarea ofertei urneaza analiza si semnarea contractului.

Aici trebuie sa aveti mare grija si sa cititi cu atentie contractul si toate clauzele din contract. De obicei sunt facute in favoarea furnizorului de soft. Aici ar trebui sa prindeti in contract cat costa pe zi programarea pentru cerinte extra, in cat timp se rezolva, care e modalitatea de comunicare (e recomandat sa evitati sistemele de ticheting care sunt in controlul total al furnizorului de soft) si multe altele (va pot consilia daca aveti nevoie de ajutor.

Atentie avocatii nu va spun ce trebuie pus si scos de acolo din punct de vedere operational, ei va spun doar din punct de vedere juridic, asa ca prezenta unui avocat e recomandata dar nu suficienta pentru un astfel de contract). tot in faza asta ar trebui sa cereti manual de utilizare pentru solutia personalizata si nu standard sau suport tehnic pentru probleme de utilizare gratuit pe 6 luni-1 an daca manualul nu e creat pentru solutia personalizata ci doar pentru cea standard.

Pasi in implementarea ERP – Dezvoltarea cerintelor suplimentare in ERP.

In pasul asta este necesara detalierea cerintelor stipulate la pasul 1.  Tinand cont ca se merge pe o solutie deja existenta, pentru a usura procesul este recomandat sa se analizeze solutia standard si sa se faca modificari la solutia standard, solutia asta fiind mult mai rapida decat crearea unei solutii noi.

Aici ar trebui sa veti grija cum se fac dezvoltarile respective si cum se detaliaza cerintele (la ce nivel), unii furnizori nu accepta detalierea la nivel de campuri pentru a evita copierea fara voie a altor solutii existente pe piata, chestiuni care pot crea ulterior probleme complexe. De aici incepe munca in echipa cu furnizorul.

Aici vor incepe negocierile despre cum sa fie dezolvata solutia si ar trebui sa aveti grija la ergonomia de utilizare, adica un operator sa fie nevoit sa deschida cat mai putine ferestre ca sa-si faca treaba, sa completeze cat mai putine campuri si sa fie cat mai mult automatizata munca manuala si raportarile.

De asemenea, trebuie avut foarte mare grija la integrarea cu alte solutii. Principial detalierea cerintelor ar trebui sa respecte urmatorii pasi: ce date trebuiesc colectate, care sunt obligatorii si care nu, ce validari ale datelor face sistemul ca sa usureze munca si sa nu permita introducerea de date eronate, cine are acces (introducere, stergere, modificare etc) la date si in ce perioada de timp, cine valideaza si aproba datele, cum se afieaza datele, ce rapoarte e necesar a fi create etc.

Pasii urmatori – concentrat

1. In paralel se poate da drumul la implementare pe anumite segmente si module.
2. Implementarea dezvoltarilor si modulelor care au necesitat dezvoltari.
3. Testarea aplicatiei.
4. Validarea testarilor.
5. Modificari in urma testarilor.
6. Instruire personal (foarte important, aveti grija cum se face si cat timp se aloca).
7. Verificare instruire personal.
8. Lansare aplicatie in productie – presupune inceperea utilizarii aplicatiei.
9. Suport dupa lansare.

Punctele de la 5 la 13 nu le-am detaliat (poate am sa le detaliez intr-o alta postare viitoare), ele tinand mai mult de ceea ce trebuie sa faca firma de soft.

Pasi in implementare ERP – recomandari

Trebuie sa retineti ca implementarea unui sistem software (ERP) este un proces complex si e recomandat sa aveti un plan si sa stabiliti niste pasi. Firma de software stie deja pasii de la 5 la 13, ceilalti insa nu sunt destul de cunsocuti si daca se fac nu se fac bine.

Primii 2 pasi sunt foarte importanti si reprezinta ceea ce se cheama “Analiza de business” si, de obicei, in Romania pasii astia sunt facuti de asemenea de firma de soft, iar clientul plateste pentru serviciile astea, de obicei dupa semnarea contractului, dar analiza de business ma ajuta inainte de semnarea contractului, asa cum ati vazut.

E recomandat ca pasii astia, care sunt foarte importanti sa nu fie facuti de firma de soft pentru ca ei au tendinta sa arate ca procesele identificare in analiza de business se suprapun cu procesele softului, ceea ce nu e tocmai adevarat.

Tot timpul vor exista dezvoltari fata de solutia ERP standard, conteaza insa sa nu fie multe pentru ca asta inseamna bani si timp. Daca primii pasi nu sunt corect facuti trbuie sa va asteptati ca valoarea totala a proiectului platita la finalul proiectului sa fie cel putin de 2 ori valoarea trecuta in contract, iar timpul cu cel putin 3 luni mai mare.

Daca primii pasi sunt corecti abaterile vor fi de maxim 20% fata de valorea contractului. Cum un ERP costa in jur de 80.000 de euro diferenta inseamna aprox 63.000 de euro in plus pentru ca nu s-au facut corect niste pasi.

Poate ca am facut lucrurile sa fie un pic mai clare si mai transparente si poate atsfel de proiecte vor fi abordate altfel in viitor.

VEi vrea sa citesti si acest articol: Implementare ERP – 2 conditii de succes