Optimizari de procese – parte integranta a procesului de consultanta pe care eu il ofer clientilor mei, iar optimizarile acestea de procese se fac astfel incat sa obtii acelasi rezultat folosind resurse mai putine pentu a executa acea sarcina sau acel proces. De fapt, din punctul meu de vedere, aici se vede adevarata valoare a unui consultant si adevarata creativitate. Sunt mai multe tipuri de consultanti de business in piata: cei care vin cu sabloane si le aplica la diferite firme, soblonul fiind acelasi doar firma difera, fara sa aduca niciun plus de valoare propriu acelui proces si cei care sunt creativi si care pot identifica solutii desptepte pentru refacerea unui porces sau a unei sarcini folosind resurse mai putine (de obicei aici trebuie sa duca o optimizare reala a procesului, iar finalmente la bani mai multi economisiti).

Incep astazi o serie de articole prin care o sa va expun unele dintre solutiile destepte pe care le-am aplicat la clientii mei, solutii care au dus la reducerea resurselor implicate in proces fara a pierde controlul procesului si a du la imbunatatirea parametrilor procesului la final (o sa va expun doar solutia fara a va da cifre, dar din expunerea solutiei o sa vedeti ca rezultate obtinute sunt spectaculoase).

Caz concret

Client FMCG care opereaza in domeniul producerii si distributiei de alimente. Faceau facturi la clientii lor in 3 exemplare (albastru, verde si rosu), 2 exemplare pleca la client si unul ramane la firma, un exemplar ramane la client dupa livrarea marfurilor, iar al doilea (din cele care pleaca la client) se intoarce inapoi in firma si este arhivat (dupa ce e verificat, asta se intampla doar in anumite firme nu in toate si as fi recomandat sa se intample in toate) impreuna cu al treilea exemplar (cel care ramane in firma).

Procesul descris mai sus este un proces clasic, care se intampla asa in multe firme din FMCG. Pana aici totul bine si frumos, numai ca odata cu intoarcerea exemplarului de la client incepe distractia. La clientul in cauza exemplarul asta trebuia imperecheat cu exemplarul care ramanea in firma si apoi arhivate impreuna pe data de emitere intr-un biblioraft. Problema care aparea era ca exemplarele se intorceau in intervale de timp diferite si era extrem de laborios si dificil sa cauti in teancul de exemplare care rameneau la firma exact factura care a ramas si sa pui exemplarul intos langa ala ca sa il arhivezi impreuna. Imaginati-va ca procesul asta e simplu daca ai 3 facturi pe zi, dar daca ai 300 de facturi pe zi asta devine un cosmar si trebuie sa aloci multe resurse umane ca sa indeplineasca jobul asta. Pe langa asta trebuie sa vezi, la un moment dat, daca facturile toate care au plecat au si revenit inapoi la firma.

Cum am optimizat procesul?

Am plecat de ideea ca trebuie sa pastreze in continuare controlul, asta era o cerinta de baza de la care nu se putea face rabat. Din 3 exemplare de factura le-am propus sa faca doar 2 exemplare (legislatia permite asta). Intrebarea a fost cum mai dovedesc ei ca au dat factura la sofer pentru ca in varianta intiala soferul semna pe exemplarul care ramanea la firma si asa se stia ca i s-a dat acel exemplar. Pentru a rezolva asta am introdus un borderou in care erau trecute toate facturile cu care pleca soferul in cursa, iar soferul semna pe acel borderou, iar borderourile erau arhivate pe zile, in felul asta se putea dovedi oricand ca soferul a luat marfa si facturile si se putea gasi oriicand acel borderou fiind arhivat pe data de plecare.

A doua chestiune a fost sa faca facturile pe imprimante laser si nu pe imprimante matriceale, imprimarea pe imprimante laser fiind mult, mult mai rapida decat pe matriceala (o sa fiti uimiti cat de multi clienti folosesc inca imprimanta matriceala). S-a si marit viteza s-a si facut reducere de costuri.

A treia chestiune a fost sa nu mai arhiveze facturile (avizele care se intorc din piata) dupa data de emitere a facturilor ci dupa data lor de intoarcere. Regula care se aplica  la orice sistem de arhivare este sa gasesti oricand usor informatia si sa stii unde e. Arhivarea facturilor se face, de obicei, dupa data de facturare pentru ca e usor de obtinut acea informatie. Asta presupune aranjarea facturilor in ordine, ceea ce implica multa munca. Am creat un registru excel in care erau 2 coloane data si numarul facturii, data fiind data cand factura se intorcea din piata, adica introduceam azi ce s-a intors ieri, iar in coloana data va fi data de ieri si numarul facturii. Era foarte usor de introdus informatia in registrul excel pentru ca introduceai nr facturii si dadeai enter, apoi urmatoarea si enter, la rand asa cum erau asezate in teanc fara a le mai aranja, iar data se introducea extrem de usor si rapid la final. Dupa care toate aceste facturi erau arhivate intr-un biblioraft cu data pe el (aceiasi data ca in excel).

Cand venea o reclamatie nu faceai altceva decat sa te duci in registrul excel cu control+F sa cauti numarul facturii sa vezi data in care avenit si apoi te duci la biblioraftul ala si o cauti acolo. Procesul asta a mai avut si avantajul ca avand datele introduse in excel verificarea facturi emise-facturi intoarse e o chestiune de 3 minute in excel: dai export din ERP la facturi si apoi aplici un VLOOKUP sa vezi ce facturi din ERP sunt si in fisierul de inregistrare al facturilor intoarse si apoi le scoti pe cele care nu s-au intors.

Beneficii

In felul asta s-a redus extrem de mult munca de facturare si verificare, clientul avand inainte de optimizare a procesului 3 persoane care faceau operatiunile astea, iar dupa optimizare si implementare aceleasi sarcini au putut fi facute doar de 2 persoane, a treia persoana fiind relocata in alt departament pe alte sarcini.

Ca o astfel de optimizare de proces sa functioneze trebuie avut grija la implementare si la pregatirea oamenilor pas cu cpas ca sa intelegea si sa aplice corect noile reguli de lucru. Dupa cum vedeti optimizarea acestui proces nu a avut costuri, dar a adus multe beneficii, iar ca termen de finalizare ia cam 2-3 saptamani maxim (in anumite cazuri e posibil sa trebuie facute mici ajustari la softul ERP). O astfel de optimizare de proces salveaza resursele companiei pe foarte multi ani de la momentul optimizarii si este o optimizare smart pentru ca s-a putut face fara prea mari eforturi, pastrand acelasi nivel de control si avand aceleasi rezultate finale ca procesul initial.

Sigur si la tine in companie exista astfel de situatii, tot ce trebuie sa faci este sa ma chemi sa arunc un ochi, iar eu iti garantez ca voi gasi o solutie desteapta sa iti rezolv problemele complicate. Eu ofer rezultate si solutii acolo unde alti consultanti nu se baga.

Poti vedea aici serviciile noastre de consultanta pentru optimizare de procese, optimizari care pot fi facute si la tine in firma: Servicii de consultanta optimizari procese