Optimizare de procese – solutii destepte

In acest articol o sa va povestesc despre o solutie desteata aplicata intr-un proces de optimizare de proces. Un scurt rezumat al acestui articol:

• pentru a gasi solutii este necesar sa gasesti problema;
• o simpla optimizare de proces salveaza mult timp;

Pentru a gasi solutii e necesar sa gasesti problema.

Poate o sa vi se para o prostie asta, dar solutiile nu vin pentru ca nu se identifica problemele. De obicei, in compani problemele nu se identifica pentru ca ele nu sunt constientizate. 

Constientizarea nu e un proces usor de realizat. In foarte multe cazuri oamenii sunt atata de obisnuiti cu problema incat li se pare ca lucrurile nu se pot face altfel. De fapt, ei ajung sa nu isi mai puna intrebari legate de proces, atat de normal pare.

Sa va dau un exemplu: firma mica care emite lunar facturi la clienti si le trimit clientilor prin posta. Initial erau 20-30 de facturi pe luna. De obicei, pentru a rezolva problema se desemneaza o persoana care baga facturile in plic, scrie adesa pe ele, cheama curierul sau le puna la posta …si gata. 

Dupa un timp cineva se uita pe niste cifre si vede ca trimiterea facturilor cu curierul costa mult. Mai ales daca aveti si clienti din strainatate. Si…tot cineva decide sa le trimita cu posta. Pentru posta insa trebuie scrisa adresa pe plic si pe inca un formular.

Continuare…

Cand sunt 20-30 de facturi pe luna nimeni nu simte modificare asta. In timp insa facturile ajuns la 300 pe luna, iar procesul asta incepe sa ia o gramada de timp.

Persoana care face procesul nu se va sesiza decat prin faptul ca nu mai are timp si de altceva in cele 2 zile de la sfarsit de luna. Dar nu va initia nici o optimizare de proces din 2 motive:

• nu poate sa faca asta, sau chiar daca poate nu va fi bagata in seama;
• e atat de obisnuita cu procesul incat nu crede ca se poate face altfel. De fapt nici nu isi pune problema asta;

Ceilalti din companie nefiind implicati in proces si nefiind afectati direct nu vor “vdea”  procesul. Asa ca nu va aparea nici o optimizare de pproces.

O simpla optimizare salveaza mult timp

De obicei e bine sa vina cineva din afara organizatiei, cineva care are mintea neinfluentata de organizatie si sa vada ca sunt procese din astea mici care consuma mult timp.

Atunci vor aparea solutiile. In cazul procesului de mai sus in loc ca persoana sa scrie de mana pe 2 documente aceleasi informatii, se poate crea un fisier excel in care informatiile sa se completateze automat.

Iei baza de date de clienti cu adresele lor din ERP, creezi 2 sabloane cu informatiile de pe plic si formatul de document de confirmare de la posta in excel. Apoi, persoana doar selecteaza clientul si se competeaza automat informatiile in documente si da print. Se va printa un A4 cu adresa care trebuie sa fie pe plic si cu documentul de confirmare. Se rupe A4 ala in 2 si se lipeste pe plic partea cu adresa, a doua parte se capseaza pe plic. 

Tot acest proces masurat de la a la z salveaza jumatate din timpul necesar scrierii de mana a informatiilor pe plic si pe documentul de confirmare.

Practic asta nu salveaza nici-un ban in companie in prima etapa. Trebuie sa te gandesti ca fiecare din oamenii tai au sarcini din astea “idioate” care consuma timp. 

Daca ii degrevezi pe fiecare de sarcini care le iau 2 ore pe zi si faci o realocare a sarcinilor, ai sa ajungi al concluzia ca vei salva un om. De fapt nu vei mai angaja un om.

Concluzie

Asa dupa cum vezi procesul e mai complex si mai complicat, dar sunt cateva comcluzii interesante:

1. din cand in cand iti trebuie “sange proaspat” in organizatie ca sa iti arate proceslee astea mici si ineficiente;
2. chiar daca se rezolva un proces mic si inificient, acest proces punctual nu iti aduce beneficii reale, decat corelate cu alte procese si cu realocare de sarcini;
3. Chestia asta e o chestie care trebuie facuta repetitiv pentru ca procesle mici devin mari si consuma timp cu regulatritate pe masura ce buisness-ul creste
4. De obicei lipsa rezultatelor reale prin optimizarea proceselor mici si necorelate cu alte procese mici produce frustrari prin lipsa de rezultate. Asta duce in final la abandonarea procesului pe viitor.

Pentru a obtine rezultate reale e necesar ca mai multe procese mici sa fie optimizate, iar la nivel de echipa sa faci o realocare de sarcine pentru a ocupa locurile goale ramse libere.

Daca ti-a placut articolul acesta te invit sa il citesti si pe urmatorul: Optimizare procese solutii destepte 2

Daca ai nevoie de un consultant care sa te ajute cu astfel de procese vezi aici oferta noastra de consultanta: Servicii consultanta logistica si operationala