Distributie – cum reducem?

distributie
distributie

In tot lantul de logistica procesul de distributie are costurile cele mai mari si aici trebuie avut grija intotdeauna. Distributia, ca si valoare a costurilor din tot lantul logistic (format din depozitare, transport si distributie), reprezinta intre 40-60% din costul total. Se mai numeste si distributie secundara, aud tot mai des acest lucru in ultima vreme.

In funtie de produsele pe care le aveti in ortofoliu (produse de volum sau produse de greutate), in functie de pretul pe kg al produselor si de aria geografica de distributie costurile pot sa difere foarte mult. Ca si varianta ideala, asa cum am spus-o si in alte randuri, este preferabil sa nu existe, deci ar trebui ca dai marfa direct di depozit. Asta ar fi varianta ideala!

In cele ce urmeaza o sa va dau niste sfaturi, nu inseamna ca luate ad-literam, fara o implementare atenta aceste sfaturi va vor aduce rezultatele scontate. Asa cum spun multi oameni de succes, nu ideile sau sfaturile sunt foarte importante ci mdul de implementare al acestora. Implementarea face diferenta intre succes si insucces.

Sfatul 1 . Stabiliti KPi-uri pentru fiecare sofer in parte si verificati zilnic daca acestia au fost respectati.

KPI_uri SMART va vor face sa montorizati foarte usor activitatea de distributie si sa puteti vedea foarte repede problemele aparute. Mergeti din cand in cand cu soferii pe treseu si luati legatura cu clientii, iar la intoarcere verificati daca valorile KPI-urilor obtinute cand ati fost pe traseu concorda cu cele cand sofrul merge singur.

Sfatul 2. Legati plata soferilor de realizarile lor.

Partea variabila din salariul soferilor, care este legata de realizarile lor ar trebui sa fie de minim 40% din total venituri. Ar fi bine daca ar merge pina la 70%. De obicei, pe distributie, se foloseste o matrice de calcul care tine cont de: km, tonaj, nr de livrari, deteriorari etc, dar si de factori de genul: prezenta la serviciu, tinuta, curatenie masina, atitudne etc. Astfel de matrici nu sunt foarte simplu de ralizat daca vreti sa fiti corecti si echitabili cu toti soferii. Creati aceste matrici impreuna cu soferii, in felul asta vor fi mai usor de acceptat.

Sfatul 3. Puneti clienti pe o harta si apoi faceti zonele si rutele.

Este un exercitiu care cere un pic de munca, dar care isi va dovedi utilitatea. Folositi o harta cat mai mare si puneti bolduri de diferite culori pe harta (de exemplu o culoare pentru fiecare zi de livrare), apoi dupa ce ati facut toata saptamina creati zonele si apoi in interiorul zonelor creati rute zilnice. Acest exercitiu probabil ca o sa-l faceti odata la 6 luni, dar odata ce -ati facut o sa vedeti ca veti putea face reduceri de cheltuieli prin utilizarea de resurse mai putine. Veti constata ca la granita distre zone nu este tot timpul eficient sa pastre granita, iar in anumite zile voi baga in zona de granita a unui sofer un alt sofer de pe o zona alaturata. Cooptatii si pe colegii de la vanzari in acest exercitiu. La final o sa vedeti rezultatele.

Sfatul 4. Folositi “regula de dreapta”.

Putini oameni din domeniu au auzit de aceasta regula, dar e o chestiune simpla care va poate aduce reduceri nesperate.

Cand faceti rutele de distributie faceti-le in asa fel incat soferul la intersectii sa faca cat mai mult posibil la dreapta. Evitati cat de mult posibil sa-i creati o ruta prin care sa faca la stanga. Ideea este simpla: daca faci la dreapta ai prioritate si nici nu mai stai la asemafoare mult timp. Daca faci la stanga trebuie sa stai la semafoare si trebuie sa dai si prioritate. Ganditi-va ca un sofer are 25 de livrari pe zi pe 20 de strazi diferite. La fiecare viraj la stanga un sofer pierde in medie 2 minute. Asta inseamna 50 de minute pe zi la o masina. Daca aveti 20 de masini inseamna 17 ore, adica 2 soferi cu 2 masini in plus, adica 10% din flota. Interesant, nu?

Sfatul 5. Controlati soferii pe traseu si la plecarea din curtea dumneavoastra, aleator.

Sunt mai multe metode de control a siferilor cand se afla pe trasaeu. Una din ele este GPS-ul, a doua este metoda bonului fiscal e care am descris-o in articolul “GPS sau NU” si o puteti folosi cu succes daca nu aveti masinile dotate cu gps. mai sunt multe metode, am sa va mai descriu doar una din ele. Am avut o relatie de colaborare cu o firma de salubritate si era o problema foarte mare faptul ca soferii incarcau 3 pubele in masina, incasau banii doar pentru una si pentru restul luau spaga.

Firma trimitea masini dupa ei sa-i filmeze, sa-i prinda in flagrant va dati seama, munca de detectiv….Solutia ea a fost una simpla: stiind cata spaga face soferul pe luna se putea face un concurs in care sa fie implicati toti cu 3 premii: premiul 1 de 5 ori valoare spagii lui lunare, premiul 2 de 4 ori valoarea spagii lunare si premiul 3 de 3 ori valaorea spagii lunare, iar castigatorii erau cei care aveau pe acte cel mai mult gunoi colectat. In paralel introduceam un alt concurs la clienti pe caelasi principiu, dar nu le dadeam bani ci vitrine frigorifice, rafturi etc. Resurse mai utine si rezultate mai mari si mai rapide. concursul asta il faceam din 3 in 3 luni si comparam rezultatele in lunile cu concurs si lunile fara concurs. Gasiti metode inteligente de control.

Sfatul 6. Trebuie sa va duceti zilnic la toti clientii?

Echipa de vanzari vrea livrare la clienti cat mai des. Pe ei de obicei nu-i intereseaza costurile logistice decat la nivel declarativ. Pe clienti in scjimb ii intereseaza. Daca pina acum ai livrat zilnic la toti clientii si de miine vei merge sa le spui ca te duci la 2 zile nu vor acceta nici vanzarile, nici clientii. Tu, daca te duci la 2 zile in loc de zilnic, faci niste reduceri de costuri ca doar de aia vrei sa o implemntezi asa. Crezi ca daca reducerea de costuri o vei imparti cu clientul sub forma de discount la pretul la careel achizitioneaza marfa de la tine, crezi ca va acdepta mai usor schimbarea? Unii dintre clienti da (foarte multi din ei vei constata ca vor gasi resuse pentru asta), iar altii nu vor accepta. Daca faci lucrul asta destept vor fi foarte multi cei care vor accepta asta.

Sfatul 7. Grija mare la documente.

Verifica cu atentie toate documentele pe care soferii le aduc inapoi, le trebuie sa fie cel putin semnate de catre client. E o problema foarte delicata deoarece un document semnat nu sta tot timpul in piciaore in instanta deoarece cel care a primit marfa, daca nu vrea sa o plateasca va spune ca acea persoana nu este imputernicita sa semneze documente la el in firma si ca acest drept, conform legii il are doar administratorul si peroanele imputernicite in scris de catre el.

Am vazut multe cazuri in care agentul de vanzari, la mica intelegere cu clientul, au convins soferul sa livreze marfa in alta locatie decat era trecuta pe documentul de livrare cineva a tras o semnatura pe document ca sa nu ramina nesemnat si dusi au fost cu tot cu marfa. Cine credeti ca a platit? Soferul in cele mai fericite din cazuri, iar in marea majoritate a lor platesti tu, proprietar de firma.

Sfatul 8. Atentie la paleti, ambalaje, ladite etc.

Se vand la negru ca piinea calda. Daca soferii tai de distributie au sesizat o slabiciune aici fii sigur ca nu ti se vor mai intoarce paletii  si ca ei se vor transforma in bani care vor ajunge in buzunarele soferilor. Stateam la un moment dat la receptia de marfa a unui supermarket si astetam sa vina randul soferului pe care il instisem acolo. Un sofer de la o alta firma discuta cu receptionerul si treceau in revista locurile unde se mai pot da paleti “la negru” si unde sunt platiti bine si pe loc. Stateam si ma gandeam ca din afacerea asta iesea prost intotdeauna proprietarul firmei la care lucra soferul. Daca aveti impresia ca nu va pacaleste pe voi ci pe cei de la supermarket va inselati amarnic: niciodata supermarketurile nu pierd paleti in astfel de moduri.

Sfatul 9. Corelati intotdeauna km zilnici ai soferului cu ruta si clientii din acea zi.

Pentru a evita sustragerile de combustibil prin introducerea mai multi km zilnici decat sunt facuti in mod reali verificati zilnic foarte atenti km soferului, Sunt destule metode prin care km pot fi “facuti” sa fie mai multi decat cei reali: magnet pe senzorul tahograf, incarcator de nokia cuplat la tahograf, masina ridicata in aer (pe capre artizanale sau e  2 cricuri) cu rotile motrice si lasata a merga asa citeva ore etc.

Sfatul 10. Verifica costurile foarte atent si fa comparatii.

Indicatorii de cost iti pot da semnale despre situatii alarmante. Probleme e ca daca te bazezi doar pe indicatori s-a putea sa vezi problema dupa ce ea s-a produs, iar uneori e prea tarziu, pentru ca de ex soferul repectiv nu mai lucreaza in firma. Creaza-ti si alte mijmoace de verificare in afara de indicatori.

Fii foarte atent la oameni: vezi cum sunt imbracati, ce telefon au, ce adidasi poarta atunci cand se angajeaza la tine in firma. Daca dupa 2 luni il vei vedea cu adidasi Nike si cu IPhone e foarte foarte posibil sa fi gasit o poartita prin care sa-si faca venituri suplimentare si e foarte putin posibil sa fi castigat la loto in aceasta perioada de timp. Nu e o regula generala, dar de cele mai multe ori functioneaza pentru ca soferi si angajatii din depozit prin asta isi dovedesc superioritatea intre ei. Am lucrat la unele firme la care soferii aveau BMW si eu ma intreb cum de eu nu pot sa imi iau din salariu. Ulterior am aflat raspunsul.

Sfatul 11. Folositi softuri de optimizare rute.

In Romania sunt 2 firme care comercializeaza asa ceva: Wizrom si Ortec. Principiul de lucru este similar: ai resursele (formate din masini si soferi), clientii si marfa. Softul isi calculeaza automat distribuie automat marfa in  masini si genereaza rute pentru distributie. Rutele pot fi optimizate dupa divesre criterii: cost, timp, time window etc. Un astfel de soft este foarte util si reduce cheltuielile intre 5 si 35% in functie de marimea companiei si gradul de organizare. Interfatat si cu un sitem gps, softul ofera solutia ideala de urmarire.

Ai asa ceva in firma? Sigur ca da, trebuie doar sa gasesti metode eficiente de control.

Daca vrei sa te ajutam sa optimizzezi rutele de distributie cumpara unul din abonamentele noastre de consultanta.

admin

Consultant logistica si supply chain, transport, depozitare, distributie, productie, achizitii, implementare WMS, TMS, APO, ERP

0 comentarii la „Distributie – cum reducem?

  • septembrie 4, 2010 la 3:06 pm
    Permalink

    sunt mai multi….eu sunt unul dintre ei vand TMS QGUAR de la quantum, mai exista windsoft, geostrategies, cefin system, si multi altii….dar ortec a intrat puternic si a prins..si normal e cel mai cunoscut

    Răspunde

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *