Comunicare in companii

comunicare
comunicare

In acest post vreau sa vorbesc despre niste lucruri simple, atat de simple incat de foarte multe ori in companii nu prea se intimpla, reguli de cominicare in companii.

Lucrurile despre care vreau sa vorbesc tin de COMUNICARE si sunt extrem de simple, dar foarte greu de realizat…..se pare. Constat, in experientele mele cu oamenii ca lucrurile simple legate de comunicare creaza cele mai mari probleme.

Sa o luam cu inceputul si as vrea sa creionez niste reguli de “bun simt”, reguli care nu sunt scrise in nici-un manual de management:

Comunicare – regula 1

1. Orice om are o viziune proprie asupra comunicarii si de cele mai multe ori interfereaza cu a celuilalt cu care esti in contact.

“De ce sa sun eu? Lasa ca ma asteapta”. Orice om are propria pozitionare a statutului lui in relatia cu ceilalti si se pozitioneaza intr-un anume mod care nu ii lezeazaza ersonnalitatea si il face a se simta confortabil.

Chiar daca e o relatie de subordonare intre doi oameni trebuie sa retineti ca subordonatul are si el nivelul lui de acceptanta a subordonarii. Adica, pe romaneste, poate sa inghita pina la o anume limita si apoi se razvrateste, cumva, in felul lui. Asta creaza conflict.

Comunicarea si nivelul de acceptanta

Cu cat scara de relationare urca la unul si coboara la celalalt proportional scade sau creste nivelul de acceptanta. Un sef va avea un nivel de acceptanta mult mai mic decat un subordonat, dar fiecare dintre ei, in mod clar va reactiona daca nivelula cesta este depasit.

Comunicarea rezolva de obicei aceste probleme si exista o regula simpla: pentru a evita conflictul este bine sa comunici cu cel cu care esti in relatie, de oricare ar fi ea.

De exemplu; un sofer care trebuie sa astepte un sef la nesfarsit si seful nu ii da nici o informatie si nici nu comunica cu el legat de asta si il tine peste program si ajunge acasa la ora 10 seara zilnic etc.

Bineinteles ca soferul va astepta cuminte la locul lui chiar daca nu comunica seful cu el, dar asta se va intimpla pina cand limita lui de acceptanta va fi depasita. Atunci va reactiona.

Cum?

Simplu: ori isi va cauta altceva de lucru, ori va evita sa mai faca treaba care il deranjeaza: va gasi scuze pentru a pleca mai repede, se va imbolnavi subit cand ai nevoie de el etc.

Ce trebuie facut?

Simplu: comunicarea mareste limita de acceptanta. De ex: daca ii spui: vezi ca aici stau cam 4 ore si dupa 4 ore o sa vii sa ma iei, daca cumva scap mai repede cu jumatate de ora inainte te sun.

Limita lui de acceptanta se va mari brusc, va accepta mai usor sa stea pina la 10 noapte pentru ca ii dai timp si spatiu sa-si rezolve unele probleme care il apasau si va reactiona mult mai bine doar datorita unei comunicari cu el care iti va lua fix 1 minut.

Daca cei 2 sunt pe acelasi nivel: de exemplu 2 parteneri de afaceri si au o intilnire si unul din ei intirzie si nu suna sa anunte asta, pe orice pozitie s-ar situa el, asta de obicei creaza probleme chair daca ele nu se manifesta la inceput.

Acum ceva timp un domn mi-a spus ca avea de ales intre 2 directori de vanzari: unul ma bun si altul mai putin bun profesional si mi-a zis ca diferenta intre cei 2 a facut-o faptul ca cel bun a intirziat la ultimul interviu 15 minuate si nu a sunat sa anunte, iar tipul care trebuia sa-l angajeze a realiza ca nu vrea sa faca acelasi lucru cu clientii lui.

Comunicare – regula 2

2. Ai o sarcina data de sef cu timp limita de rezolvare. Aici apar probleme datorita faptului ca cel care are sarcina si nu o indeplineste la timp nu prea anunta treaba asta.

In armata exista o regula simpla: daca ai un ordin si trebuie sa-l indeplinesti pina la data de…. si nu il poti indeplini trebuie sa vii sa spui. In armata oricum ti-o vei lua pe cocoasa, dar daca anunti pedeapsa va fi mai mica.

Comunicare in armata

Aveam un sef, in armata, care ne spunea ca pe timp de razboi cand se instaureaza legea martiala, ofiterii (sefii tai) au drept de viata asupra ta, adica daca ti-a dat un ordin si nu l-ai indeplinit te poate impusca in momentul urmator fara sa raspunda in fata vreunei instante.

El ne spunea asta ca sa ne faca sa ne gandim ca daca e razboi si ai primit un ordin pe care nu poti sa-l executi daca vii si spui asta poate face diferenta dintre a mai fi viu sau a muri. Orice sarcina pe care o ai si nu o poti indeplini la timp trebuie anuntata inainte de a expira termenul.

Totodata trebuie cerut un nou termen (cu motivatii) de la seful care ti-a dat termenul. In companii se intimpla in felul urmator: ai o sarcina cu termen, te ocupi sau nu de ea, daca isi aduce aminte seful si te intreaba de ea ii zici ca astepti nu stiu ce date de la nu stiu cine de la contabilitate si, in 95% din cazuri te-ai cam scos.

Nu la toti sefii insa, pentru ca un bun manager te va intreba de cand stiai de problema cu contabilitatea si de ce nu ai venit sa-i spui ca te tine in loc, ca el sa intervina si in functie de situatie sa accelereze pentru a respecta termenul sau sa aveti un nou termen.

Cu un astfel de sef te cam scoti o singura data pe motivul asta dupa care ti-o cam iei pe cocoasa.

Comunicare – regula 3

3. Am o sarcina de la seful meu cu termen si vine seful sefului meu si imi da o alta sarcina si nu o mai pot indeplini pe prima. Eu am avut de-a lungul timpului multe situatii de genul asta. Angajatul care se duce la primul sef si ii zice: “stii ca m-a trimis seful ala mare sa fac x treaba si de aia nu am rezolvat-o pe asta” in 99.9% din cazuri cam iese bazma curata din situatie.

Asta se intimpla datorita faptului ca in 99.9% din cazuri seful lui nu se va duce sa-l intrebe pe seful cel mare daca chiar i-a dat sarcina aia pentru ca va considera ca il trage la raspundere.

Cum se rezolva in armata?

In armata exista iarasi o regula foarte clara: daca ai primit un ordin de la seful tau direct si intre timp, pina sa excuti ordinul, vine seful sefului tau si iti da alt ordin, te duci si executi ordinul sefului cel mare dar il anunti pe seful cel mic ca ai un ordin de executat de la seful cel mare.

Nu trebuie sa dai detalii, trebuie doar sa anunti, adica comunicare simpla. Daca nu anunti ti-o iei pe cocoasa, legal. La fel ar trebui sa se intimple si aici: trebuie sa iti anunti seful ca ai o sarcina de la seful cel mare.

Daca seful crede ca sarcinalui e prioritara se duce si il anunta pe seful cel mare ca ti-a dat o sarcina, ii explica despre ce e vorba si de ce e prioritara si daca seful cel mare considera ca e prioritara inaintea sarcinii lui schimba prioritatile.

De obicei sefii cei mari care apeleaza la un angajat operational ar trebui sa faca asta prin intermediul sefului lui direct pentru a nu crea conflicte si subminare de autoritate. In foarte multe din cazuri asta nu se intimpla, insa un manager bun daca consatata ca asta se intimpla des si ii submineaza autoritatea trebuie sa puna problema pe masa si sa ceara sefului lui transferul anagajatului respectiv intr-un alt departament, astfel incat sa nu-i mai fie subminata autoritatea.

Concluzii

In foarte multe din cazuri daca te duci si pui problema pe masa cu date concrete seful cle mare va reactiona pozitiv si se va opri sa mai faca asta sau, daca chair are mare nevoie de omul acela sa faca anumite servicii, il va scoate de sub autoritatea ta sau iti va spune clar ca intre 8 si 10 in fiecare dimineata omul acela nu e disponibil.

Sunt niste reguli simple de comunicare care pot rezolva din fasa probleme delicate care pot degenera in probleme grave si conflicte serioase daca nu sunt gestionate cu profesionalism.

Daca le respecti si iti inveti oamenii sa le respecte lucrurile vor fimult mai simple de miine.

Daca ti-a placut articolul o sa vrei sa citesti si acest articol: Management punctual

admin

Consultant logistica si supply chain, transport, depozitare, distributie, productie, achizitii, implementare WMS, TMS, APO, ERP

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *