Implementam soft!

Implementam ERP sau WMS si rezolvam problemele!

Daca ar fi sa fac un top ar greselilor de mentalitate din business sigur mentatlitatea asta cu softul ar fi printre primele 3.

Implemenatm soft – pasul premergator

Chestiunea se desfasoara in felul urmator: au fost, cindva, firme mici si pentru ca trebuiau sa-si tina evidenta facturilor intrate-iesite si alte conturi prin contabilitate au ales o solutie dezvoltata de ceva firme mai mult sau mai putin obscure romanesti, solutie focusata si concentrata pe partea de contabilitate, iar in plus are si citeva module ca sa tine si celelalte activitati adiacente contabilitatii (gen vanzari, distributie, achizitii, productie). Dar focusul e pe contabilitate, astealalte sunt adiacente, pina la un anumit nivel de intelegere a business-ului.

Dupa un anumit nivel, datorita faptului ca exelurile nu mai fac fata si ca nu se poate vedea cam nimic in firma fara eforturi supraomenesti, si pentru ca rapoartele din contabilitate sunt mai mult decat superficiale si poate pentru ca ca s-a angajat un nou director general sau executiv…..e necesar un nou software, soft care sa disciplineze si sa “puna” ordine in firma.

Implementam soft – variante alternative

Si acum apar 2 variante: cumparam unul nou sau vorbim cu astia de la care l-am cumparat pe asta pe care il avem sa mai faca “neste” module si sa ne facem treaba cu el.

GRESIT, GRESIT, GRESIT! Varianta 2 trebuie sa iasa tot timpul din calcule, varianta 2 este cea mai proasta varianta pe termen lung, cu toate ca s-ar putea sa para mai ieftina la inceput (nu vreau sa intru in detalii dar va rog sa ma credeti ca e cea mai proasta varianta posibila). Ramane valabila doar varianta 1: adica un soft nou, focusat pe operational si nu pe contabilitate, focusat pe proces si nu pe conturi, un soft care sa fi fost testat inainte in piata si care sa aiba recomandari bune.

Dupa cum vedeti nu am zis nici WMS, nici ERP, nici soft de planificare, nici TMS pentru ca situatia e aceiasi.

Implementam soft – abordare proces

Dupa ce aceasta decizie a fost luata, apare problema ce solutie sa leg din toate cele existente pe piata. Aici lucrurile par simple, dar nu sunt asa. Simplu este sa-l numesc pe IT-ist sef de proiect si sa caute in piata solutii sa stea de vorba cu mai multi furnizori, cu mai multi implementatori, sa faca echipa cu oamenii din interiorul organizatiei si sa se aleaga o solutie.

Din nou GRESIT! Orice implementare de soft care este focusat pe proces (ERP, WMS, TMS, CRM etc) NU ESTE UN PROIECT IT! Mai spun odata: NU ESTE UN PROIECT IT! Este un proiect operational, dar de cele mai multe ori IT-istul este cel care coordoneaza proiectul, poate din lipsa de incarcare (am primit si raspunsuri de genul asta), poate pentru ca se crede ca soft=intotdeauna IT etc. De aceea, ar trebui numit un manager de proiect operational si nu IT-istul. Am vazut multe implementari de ERP facute asa si situatia era urmatoarea: dupa ce au dat citeva sute de mii de euro pe cea mai buna solutie din piata, o firma a ajuns la concluzia ca softul e de c…t. Si era cea mai buna solutie din piata. DE CE?

De nu a iesit implementare de soft?

1. Probabil a fost considerat un proiect IT si nu unul operational.

2. Implementarea a fost facut prost.

Cand zic ca a fost facuta prost nu vreau sa spun ca oamenii de la firma de implementare habar nu aveau ce au facut, ci doar ca nu s-a gasit varianta optima si “personlizata” pentru activitatile companiei respective. Spun “personalizata” pentru ca de fapt nu e o personalizare, dar am sa explic mai incolo asta.

Atfel s-a ajuns ca unele facilitati, extrem de utile, sa fie eludate. De ex : validarea comenzilor, proces care ar trebui sa se faca in 2 etape:

1.bonitatea clientului

(adica : clientul are inca linie de credit, nu a intrat in faliment/insolventa, si-a achitat ultimele facturi, nu are intirzieri la plata mai mari de… etc) si 2. marfa exista pe stoc si poate fi livrata.

Solutia software are acest proces exact asa, numai ca la implementare, din diferite motive (pertinente), softul a fost lasat liber aici. Adica o comanda poate trece mai departe si daca clientul nu e ok, doar pe baza unui telefon la agentul de vanzari care are clientul respectiv, telefon prin care agentul certifica ca e ok si ca se poate livra marfa. Oare care agent ar zice, stiind ca nu are nici o restrictie de alta natura, ca unui client de al lui sa nu i se va livra marfa? Tot timpul va spune sa se livreze marfa si va considera ca este el suficient de bun sa-l convinga pe client sa plateasca. Rad cu pofta cand aud asta!

2. Marfa exista pe stoc si poate fi livrata.

Asta s-ar putea face in soft daca toate inregistrarile: intrari iesiri ar fi in timp real, dar…..surpriza, nu sunt. Pai am dat citeva sute de mii de euro pe soft si inregistrarile nu sunt in timp real? Uimitor…..dar…da, nu sunt. Ar putea fi daca ala de la depozirt ar avea si el computer ca sa bage niste date acolo, ar putea fi daca marfa pe care o receptionam ar fi introdusa la receptia fizica in computer de catre depozit si nu de catre contabilitate, si daca ar putea fi introdusa si de pe aviz nu numai dupa factura, care cite odata vine la 2-3 zile dupa ce vine marfa (factura), iar marfa care a venit acum 2 zile, pina vine factura e deja plecata partial din depozit pe tot felul de documente de mana, iar pe langa documentele alea de mana facute de gestionar, mai trebuie sa mai munceasca inca odata cand vine factura ca sa updateze in soft ce s-a intimplat acum 2 zile.

Exemplu firma de productie

Un alt exemplu ar fi al unei firme de productie care, datorita ciclului lung de aprobare al comenzii (aici suntem in extrema cealalata), iar in acest ciclu de aprobare erau multi directori (care voit sau nu intirziau), aveau un ciclu paralel de documente care circulau, de la un anumit punct al fluxului incolo si care scurcircuita circuitul din soft, ajungand ca marfa sa fie produsa si livrata clientului si abia apoi sa se dea toate aprobarile in soft si sa fie updatate toate documentele.

O implementare de soft, singura, nu va disciplina si va ajuta firma doar pe alocuri, dar din pacate asta se intimpla in foarte multe din cazuri, adica implementarea de soft se face fara o completare operationala, prin care procesele din soft sa fie “dublate” de masuri operationale care sa asigure corecta lor executie.

Atitudinea firmelor de soft

Firmele de implementare soft, cu toata experienta operationala pe care o au, si cu toate ca vad niste probleme asupra carora atrag atentia nu vor putea niciodata oferi solutii complementare operationale pentru optimizarea proceselor,deoarece ei au experienta in implementare de soft si nu in optimizare operationala. Exista si un aspect financiar aici: cu cat optimizarea operationala se apropie de un proces standard cu atat implementarea de soft va costa mai putin. Din pacate, in practica, prea putini inteleg ca trebuie sa-si ajusteze afacerea din punct de vedere operational la soft si nu invers.

Exemplu 2

Un alt caz pe care l-am gasit la o companie a fost imposibilitatea de avea rapoarte corelate si concludente. Anumite ERP-uri considera ca emiterea facturii=livrare produs la client si acolo se termina procesul de livrare. Livrare produs la client, conform a ceea ce se intimpla fizic, este cand clientul a primit marfa si a semnat documentul de primire. Deci semnatura clientului pe documentul de livrare = livrare produs si nu facturare. Sa nu mai discutam ca mai exista si reverse logistics in fluxuri de marfa, documente si informatii. Ca urmare un raport de genul: timp de la comanda pina la livrare va arata tot timpul o situatie eronata si nu doar din aspectul prezentat ci si datorita faptului ca pe flux sunt mai multe departamente implicate si de obicei se imping problemele care nu pot fi exact monitorizate catre ultima veriga din lant.

Solutii de rezolvare a problemei

1. Proiectul de implementare este unul operational si nu IT.

Asta iti va schimba perspectiva in momentul in care icnepi sa gandesti asa.

2. Firmele care implementeaza un astfel de soft nu sunt consultanti operationali ci doar consultanti soft si implementatori de soft.

Oricata experienta de implementare ar avea ei nu pot da soltuii viabile pe toate palierele operationale.

3. Daca nu aveti nimic, faceti lucrurile cu pasi mici, intotdeauna putin cite putin e mai sanatos decat tot odata.

De foarte multe ori aud oameni in jurul meu vorbind de indicatori de performanta si dorinta este ca dupa ce vor avea soft sa poata monitoriza foarte multi indicatori. Se poate, dar nu e sanator pentru business.E ca si cum tu azi mergi pe bicicleta si de miine te sui intr-un avion de vanatoare, ca ti-a spus tie un prieten ca si ala are 2 coarne ca la bicicleta si se conduce la fel de usor.

4. Angajati consultanti specializati pe business operational care sa duca proiectul in paralel cu consultantii software.

ATENTIE! Acesti oameni trebuie sa aiba putina experienta de implementare software si multa experienta operationala.

5. Cantareste cu mare atentie solutiile din piata si alege intelept …..

de multe ori platesti un nume si o reputatie fara sa ai un beneficiu vizibil.

Ti-a placut si te-a ajutat articolul? Da-l mai departe prietenilor tai.