Analiza de business
Daca ati facut pina acum o implementare de soft, de orice fel de soft, ERP, WMS, TMS, BI probabil ca stiti ca analiza de business este una dintre etapele acestui proces.
Poate cea mai importanta etapa as zice eu. Acesta etapa poate fi facuta de catre compaia care e beneficiarul softului, de catre o terta parte sau de catre compania care implementeaza softul.
In Romania, datorita unor motive economice si nu numai, companiile care implementeaza un soft fac aceasta etapa cu compania care le imlementeaza softul.
De cand fac consultanta logistica m-am obisnuit sa nu mai spun ca un lucru e bine sau e rau in business, deoarece in business e ca si in viata: e bine ceea ce crezi tu ca e bine nu ceea ce iti spun altii. Bine sau rau e relativ si depinde care sunt standardele dupa care judeci si depinde intotdeauna de cel care judeca.
Asa cum am vazut de foarte multe ori in proiectele de consultanta operationala pe care le-am facut, a alege sa faci analiza de business cu compania care implementeaza solutia software, din considerente de costuri este ca si cum ai pune caruta inaintea boilor si la final in mod sigur vei ajunge sa platesti mai mult. Etapele premergatoare ale unei implementari de soft ar trebui sa fie urmatoarele din punctul meu de vedere:
– Identificarea necesitatii;
– analiza de business;
– crearea caietului de sarcini;
– alegerea furnizorului de solutie software si alegerea implementatorului de solutie software;
……..
Cu ce va ajuta analiza de business?
Am sa ma opresc aici cu etapele, dupa cum vedeti analiza de business este inaintea alegerii furnizorului de solutie software si a implementatorului de solutie software (acesta poate fi unul si acelasi sau diferiti in functie de solutia software).
Este si logica aceasta etapizare deaorece in urma analizei de business vedem unde suntem care sunt procesele si fluxurile din companiei sau departament la momentul actual, facem ceva optimizari operationale, daca e cazul, facem caietul de sarcini, caiet de sarcini in care se regasesc cerintele pentru solutie si implementator si abia apoi alegem solutia si furnizorul care se apropie cat mai mult de nevoile noastre.
Alegerea furnizorului de solutie si a implementatorului inaintea analizei de business, iar analiza de business sa fie facuta de furnizorul de solutie software nu face altceva decat sa creeze cerinte specifice pentru solutia vanduta de furnizor.
Acolo unde nu sunt specificate clar cerintele sa fie lasate beclare pentru ca sa necesite dezvoltari suplimentare, dezvoltari suplimentare care convin implementatorului si furnizorului de solutie software.
In anumite cazuri, dezvoltarile suplimentare ajung sa depaseasca costul initial al proiectului, iar oprirea proiectului in etapele avansate va cauza probleme operationale companiei si va necesita costuri suplimentare mai mari sau mai mici, dar de obicei mai mari decat oprirea proiectului.
Probabil, ca dintre toate trei variantele prezentate la inceput, adica: analiza de business sa fie facuta de compania mea, de firma terta si de implementator. Probabil ca varianta implementator ar fi ultima pe care eu as alege-o.
De asemenea, trebuie sa retineti, ca analiza de business si implementarea solutiei software NU ESTE UN PROIECT DE IT, asa ca nu e bine sa puneti un IT-ist manager de proiect. Implementarea are componente de IT, dar proiectul este unul operational.
Ce ar trebui sa contina o analiza de business?
Din punctul meu de vedere o analiza de business trebuie sa contina, dar sa nu se rezume doar la urmatoarele elemente:
- Descrierea si maparea fluxurilor operationale ale clientului, fluxuri de marfa, fluxuri de documente, fluxuri de informatii;
- Identificarea operatiilor specifice clientului (anumite operatii care au o specificitate aparte in fluxurile clientului). Odata identificate aceste fluxuri sau operatii specifice ele trebuiesc documentate foarte bine pentru a putea fi intelese de catre echipa de proiect care urmeaza sa implementeze solutia software.
- Identificare documentelor care se fac la fiecare operatiune si modul de transfer a documentelor si informatiilor la punctele de transfer a responsabilitatii. Aici trebuiesc documentate bine urmatoarele elemente: formatul documentelor, tipul de date continute in documente, cine este responsabil de crearea documentului, de unde se iau informatiile si modalitatea de culegere a acestor informatii (eventual colectare automata din sitemul ERP, daca exista, modul in care se transfera informatiile din sistemul ERP catre viitorul sistem WMS etc), modul in care se controleaza si se arhiveaza dcumentele, modul in care se excuta trasabilitatea prin documente a procesului/proceselor.
Alte operatii specifice analizei de business
- Stabilirea unui scoring de criticitate a proceselor sau operatiunilor. Un astfel de scoring se stabileste pe baza efectelor pe care le are acea operatiune/proces in business daca operatiunea sau procesul nu este indeplinit corect. Cu cat o operatiune sau un proces are un grad de citicitate mai inalt cu atat el trebuie documentat mai bine si trebuie sa i se acorde importanta extrem de mare in procesul de alegere si implementere a solutiei software.
- Propuneri de optimizari fluxuri operationale inainte de implementarea solutiei software. Astfel de propuneri au menierea de a aduce fluxurile clientului cat mai aproape de fluxurile standard reducand eventualele dezvoltari ulterioare necesare in solutia software, dezvoltari care ridica costul solutiei software.
- Propuneri de parametri operationali care se doresc a fi imbunatatiti, modul cum se masoara acesti parametri in diverse stadii ale proiectului de implementare si valorile acelor parametri de la care se pleaca;
In baza unei astfel de analize se creaza caietul de sarcini si se selecteaza furnizorul de solutie software. Ar trebui ca cel care face analiza de business sa aiba acelasi interes cu cel care doreste sa cumpere solutia software.
Adica sa minimizeze utilizarea resurselor necesare in procesul de implementare si in faza de exploatare a solutiei software, iar in cazul in care vanzatorul solutiei este cel care face analiza este clar ca interesele sunt oarecum divergente, iar, in foarte multe din cazuri, analiza va fi facuta ca sa se potriveasca cat mai mult pe solutiei.
Concluzii
Lipsa unei analiza de business asa cum trebuie facuta va duce la marirea costurilor atat pe timpul implementarii cat si dupa ce procesul de implementare va fi finalizat.
Acest proces este fundatiei casei pe care urmeaza sa o construiti si daca nu stiti ca terenul pe care urmeaza sa construiti nu va suporta casa si ca ii trebuie piloni de sustinere fundatiei datorita terenului pe care vrei sa construiesti.
E posibil sa constati asta cand esti la primul nivel, iar lucrarile de consolidare te vor costa extrem de multi bani si timp. Desigur ca, constructorul vrea sa faca consolidarile pentru ca va lua mai multi bani.
Daca nu stiti sa faceti o astfel de analiza de business ne puteti chema si va ajutam noi. Avem specialisti care au mai facut asta.
Ari fi bine sa citesti si urmatorul articol: Probleme implementare ERP