7 pacate in planificare
Managementul operatiunilor si al logisticii inseamna tot timpul planificare. Oamenii care lucreaza in companii, cred ca ar trebui mai mult invatati sa planifice si sa foloseasca metode eficiente de planificare pentru a putea rezolva eficient problemele de zi cu zi. Oamenii au probleme in a planifica timpul de care dispun, in a planifica proiectele in care sunt implicati, iar companiile au probleme in a planifica activitati complexe interdepartamentale si totul se intimpla datorita unor probleme in ceea ce inseamna planificare.
Foarte multe companii din Romania nu au un departament de planificare, stiu ca suna un pic comunist dar, va rog sa ma credeti, ca va trebuie domnilor. As vrea sa pun pe tapet, in acest articol 7 greseli frrecvente de planificare pe care le-am intilnit in activitatea mea:
1. Lipsa unei planificari coerente
De cele mai multe ori planificarea lipseste cu desavarsire si asta se vede simplu intr-o organizatie: lucrurile functioneaza din inertie, exista intirzieri in exeutie, nu poti trece mai departe pentru ca un Gigi a uitat ca avea ceva de terminat, oamenii se plang tot timpul d elipsa timpului si a resurselor.
Lipsa unei planificari este cea mai grava greseala. Un plan prost este preferat unuia care nu exista deloc, un plan facut pe un servetel este preferat unuia care exista in capul unei singure persoane. Daca o sa aveti ocazia sa faceti o radiografie a unei organizatii si sa va uitati la ea ca un spectator extern o sa vedeti foarte simplu unde se planifica si unde nu, unde se planifica bine si unde se planifica mai putin bine.
E ca atunci cand ai merge printr-un angro in care marfa este aruncata peste tot, intr-o aparenta stare de ordine si apoi mergi intr-un supermarket unde totul e la locul lui si unde senzatia de ordine si planificare te intimpina de la intrare. Orice sistem are tendinta, chiar daca ceea ce se intimpla in interiorul nu este planificat, de a ajunge la o stare de echilibru, stare de echilibru care creaza o oarecare planificare bazata pe cutume si pe reguli care in momentul cand ceva se strimba imediat cedeaza, iar aducerea lui in starea de echilicru este foarte consumatoare de resurse.
Un sistem in care se planifica este foarte putin influentat de schimabri si poate reveni repede si cu consum mic de resurse la starea de echilibru.
Deci : PLANIFICA. Cei mai buni jucatori din piata sunt cei care planifica.
2. Prioritizarea
Prioritizare este un alt pas pe care trebuie sa-l faci pentru a avea o planificare buna. Plecand de la prioritizarea obiectivelor, activitatilor si proiectelor in care te implici si pe care ti le asumi. Prioritizarea se traduce simplu prin ordinea importantei. Uneori acesta prioritizare este naturala pentru ca activitatile sau proiectele sunt inlantuite si nu poti face o activitate fara sa o inchei pe alta.
In proiectele complexe de planificare actiunile nu sunt inlantuite si atunci trebuie ca fiecare activitate sa fie prioritizata pentru a da o imagine asupra succesiunii si importantei activitatilor in tot ansamblul. Prioritizarea iti arata care e zona de concentrare a efortului si resurselor in anumite perioade de timp.
3. Lipsa de detalii
In cele mai multe cazuri intilnite de mine, acolo unde am intilnit planificari, dupa prioritizare, lipsa detaliilor planificarii era problema cea mai intilnita. Am intilnit planificari de activitati complexe care erau pline de detalii in anumite zone (de obicei in zona de expertiza a celui care a excutat planificarea) si foarte saraca in detalii in alte zone.
De obicei o planificare se face de catre o echipa pluridisciplinara si niciodata de catre un singur om, dar tot timpul este de preferat ca un singur om sa coordoneze eforturile echipei si sa rezolve conflictele de planificare. In lispa detaliilor planificarii oamenii care vor executa acel plan se vor opri dupa primul pas pentru ca vor avea insuficiente date pentru a continua sau cei mai inventivi dintrei ei vor incerca sa gaseasca solutii, solutii care punctual pot fi de succes, dar care la nivel de planificare generala pot fi un esec. Cele mai multe implementari de solutii software au lacune la acest aspect.
Detaliaza un plan atat de mult cat sa permita executarea lui independent cat mai mult timp. Atentie insa la gradul de detaliere pentru ca tendinta este de a parea ca niciodata nu este suficient de detaliat.
3. Slaba comunicare si coordonare
In proiecte complexe in care sunt implicate mai multe departamente sau mai multe companii de pe lantul de supply chain, slaba comunicare si coordonare duce la intirzieri sau chiar la esecul proiectului. In cadrul proiectelor complexe comunicare are rolul de a transmite tuturor celor implicati update-ul sarcinilor actuale si impactul pe care il are actualul status in intreaga planificare. Coordonarea are rolul de a folosi eficient resursele si timpul astfel incat dozarea resurselor si timingul sa fie cel corect scazand astfel posibilitatea de risipire a efortului, resurselor si timpului.
4. Lipsa unor obiective cuantificabile
O buna planificare are obiective clare si cuantificabile pentru fiecare element al planificarii. Lipsa unor obiective cuntificabile face foarte greu masurarea stadiului proiectului, facand foarte grea luarea deciziei de a trece la urmatorul pas si momentul cand se poate face tecerea. Lipsa de obiective cuantificabile duce la blocarea intr-o anumita activitate care pare ca nu se mai termina.
Obiectivele trebuie sa fie SMART si trebuie ca targetul sa fie setat pas cu pas fara salturi mari si cu perioade in care se da posibilitatea de “maturare” a obiectivului, fara a trece foarte rapid la o valoare a targetului superioara ci pastrand constanta valoarea trgetului pe o anumita perioada de timp.
5. Slaba guvernare a planificarii
Trebuie sa transportati astazi, conform planificarii, 60 tone de marfa de la un furnizor la dumneavoastra la depozit, dar azi va dati seama ca nu aveti motorina si soferi pentru masini pentru ca soferii sunt in concediu, iar factura de combustibil nu a fost platita integral la furnizor si nu puteti alimenta. Plata facturii si disponibilitatea soferilor sunt resurse care trebuiau sa fie alocate la momentul potrivit si in cantitatea potrivita. Un astfel de element minor poate intirzia un proiect de mare anvergura, iar planificarea facuta impreuna cu furnizorii si clientii dumneavoastra sa fie compromisa necesitand a fi refacuta.
6. Slaba aliniere culturala si de strategie
In cazul proiectelor in care sunt implicate mai multe organizatii (caz desul de des intilnit in cazul lanturilor de aprovizionare) lipsa de aliniere culturala si de strategie este un element foarte important de luat in calcul in planificare si in mamagementul proiectului. De ex: dumneavoastra care sunteti ortodoxi lucrati cu o alta companie ai caror angajati sunt majoritari catolici. In acest caz anumite sarbatori religioase sunt decalate cu anumite perioade de timp, lucru care trebuie luat in calcul in procesul de planificare.
Slaba aliniere strategica se refera la faptul ca, de exemplu, obiectivele dumneavoastra de dezvoltare pe urmatoarea perioada sunt mai ambitioase decat ale partenerilor dumneavoastra. In acest caz eforturile vor fi mai intense la dumneavoastra si mai putin intense pe acea directie la partenerii dumneavoastra. In cazul unei planificari, daca nu se tine cont alinierea strategica, acest aspect va duce la probleme in viitor si la declaje repetate ale planificarii.
7. Mai mult arta decat stiinta in abordarea planificarii
Foarte multi care planifica fac greseala de a folosi mai mult arta si mai putin stiinta in a reusi o planificare reusita. Nu de putine ori am vazut planificari care aratau senzational, care imbinu pictura cu desenul tehnic ………..ceva de neimaginat: o imbinare de culori si linii ………dar fara substanta, deoarece, daca intrai in intimitatea planificarii vedeai cu adevarat ca doar ti se vopsise gardul pentru a avea o imagine buna intr-o poza de moment.
Partea proasta e ca unii oameni (top manageri) se uita doar la poza de moment si asteapta ca atunci cand incep vinturile si ploile ca acel gard frumos vopsit sa si reziste. Planificarea este o stiinta si trebuie sa folosesti mai mult stiinta decat pictura pentru a avea o buna planificare.
Iti place articolul? Da-l mai departe prietenilor si partenerilor tai.
Asa e fara planificare totul se duce pe rapa!
Planificare zilnica si responsabilizarea persoanei
De obicei, afacerile se bazeaza pe eficienta, si de aceea, adesea multe firme aleg intre concedieri si dinamizare. Succes in termeni omeneşti este altceva decât succesul spiritual, dar asta nu justifică faptul că multi oameni de afaceri folosesc un sistem etic in biserica şi altul, diferit, in afaceri, afirmând ca afacerile si credinta nu se amesteca. Acest lucru este atat daunator, cat si incorect – pentru ca principiile crestine pentru afaceri ale celor doua lumi se pot uni pentru a invinge, pentru a repurta succesul pe ambele planuri: atat moral cat si profesional, social, material. A conduce conform principiilor crestine pentru afaceri inseamna a servi. Obiectivele noastre trebuie inglobate intr-un program bazat pe incurajarea si delegarea sarcinilor celor din jur, planificarea creand un efect pozitiv. Afacerile bazate pe credinta in Isus permit aplicarea unor principii sanatoase in slujirea comunitatii.
În Ev. după Luca 17:33 Isus a spus „oricine va cauta sa-si scape viata o va pierde.” Există un plan lasat de Dumnezeu in viata ta şi exclusiv valabil, pe care trebuie sa-l intelegi, intelegandu-te pe tine insuţi. Dumnezeu te-a creat special si ti-a dat functia de administrator – al abilitatilor, al vietii si al planului care depinde de tine. Acest principiu se refera la focul din inima, pe care Dumnezeu ţi l-a aprins; la tinta pe care ti-a dat-o; la urmarirea abilitatilor; la tanjirea din suflet si la spiritul de aventura care stă la baza idealurilor, a inspiratiei şi a curajului; la intelepciunea care spune ca daca vei cauta vei gasi. Incercand sa-ti scapi viata inseamna sa stai acasa la caldurica! Prudenta este importanta, dar riscul calculat este ceea ce a dus catre depăşirea oricaror obstacole… si toti marii cuceritori ai acestei lumi au avut o credinţă nestrămutată (unii, chiar în Duimnezeu!) şi o voinţă şi certitudine nestrămutate, care i-au propulsat in călătoria spre necunoscut şi le-au asigurat biruinţele.
Ce ai tu de făcut este să cunoşti, să-ţi asumi şi să incepi aplicarea planului care-I permite lui Dumnezeu sa lucreze in viata ta si sa-ti traseze obiective, sa-ti aduca probleme care trebuiesc rezolvate, pentru a testa stadiul, dezvoltarea, determinarea si curajul tau. Obiectivele pot sa dureze toata viata si depind de cerintele, necesitatile si dorintele familiei. Pentru rezolvarea lor, este nevoie de scrierea lor intr-un plan. Cand, după ce reflectezi, îşi devine clar ce vrei de la tine, ce ai de făcut – începe cu relatia cu Dumnezeu, ia în considerare sanatatea si eul, familia, comunitatea si afacerea ta. Stai jos, apoi si scrie-ti obiectivele pentru a vizualiza şi analiza mai bine ce este important pentru tine, familia ta, comunitatea ta, si ce vrea Dumnezeu de la tine in viitor. Atat obiectivele, cat si planul reprezinta numai un ghid.
Daca obiectivul tau pe termen lung este, să zicem, o locuinţă – trebuie sa vezi cum te indruma Dumnezeu sa abordezi acest obiectiv. Tot în Luca 14:28 Isus spune „Caci cine dintre voi, daca vrea sa zideasca un turn, nu sta mai intai sa-si faca socoteala cheltuielilor ca sa vada daca are cu ce sa-l sfarseasca?” In cartea sapienţială Proverbe 24:27 gasim îndemnul: ”Vezi-ti intai de treburi afara, ingrijeste de lucru campului si apoi apuca-te sa-ti zidesti casa” În Vechiul Testament, la 1 Imparati capitolul 5, 6 si 7 ni se arata cum trebuie organizata construirea unei case, cu indrumari specifice care tin de programarea activitatilor.
Instructiunile si planurile pe care ti le propui nu sunt intotdeauna o oglindire a ceea ce se intampla in viata. Tot în Proverbe 19:21 spune ca „omul face multe planuri in inima lui dar hotararea Domnului, aceea se implineste.”; iar la Proverbe 21:5 aflăm că „planurile omului harnic nu duc decat la belsug, dar cel ce lucreaza cu graba n-ajunge decat la lipsa.” Planul lui Dumnezeu si planul firii nu sunt convergente, pur şi simplu ptr. că Duhul si carnea au obiective diametral opuse! Primul verset din Proverbe 12 afirmă că „Cine iubeste certarea (disciplinarea) iubeste stiinta,” iar Proverbe 24:3 spune ca „prin intelepciune se inalta o casa, si prin pricepere se intareste; prin stiinta se umplu camarile ei de toate bunatatile de pret si placute.” Lipsa de disciplina in modul cum iti conduci afacerea nu-ti permit sa urmezi planul lui Dumnezeu. Ţi-ai facut vre-o analiză a modului cum iti organizezi activitatea? Ai identificat motivele pentru care parca nu-ţi mai ajung orele din zi? Obiceiurile nefaste trebuie identificate, cunoscute si schimbate, pe baza unui plan bine definit, cu multa rabdare si ambitie. Ele sunt piedici in viata ta socială şi spirituala. Identifica şi ajustează modul de administrare a timpului tau, pune ordine si disciplina in el, elimina „gaurile negre” (fara plan) care nu te lasă, ba chiar te deturnează de la indeplinirea visurilor si obiectivelor tale, care iti dau numai satisfactie imediata sau placere, nimicuri care satisfac poftele… Daca ai asemenea pofte, inlocuieste aceste obiceiuri cu unele noi care te conduc catre obiectivele financiare pe care ti le-ai propus. Obiceiurile vechi nu se schimba daca citesti o carte, ci printr-un întreg sistem de adminstrare a timpului bazat pe principii care pornesc de la obiective si prioritati, la examinarea intregii planificari in contextul unui intreg, pentru a fi apoi puse intr-un program scris.
De multe ori constaţi că viaţa ta nu merge asa cum scrie in Sfintele Scripturi, nu pentru ca ceea ce a lasat scris Dumnezeu nu este adevarat, ci pentru ca noi nu intelegem carnea si dorintele ei care tind spre păcat, chiar dupa ce am fost mântuiţi. Duhul din noi vrea sa se schimbe, dar carnea nu ne lasa pentru ca mintea si inteligenta noastra continua in obiceiurile vechi. Înfrângerea pornirilor fireşti (cucerirea cărnii, dacă vreţi) incepe cu post si rugaciune pentru ca în fiecare dintre noi zace o oaie neagra care creaza necazuri de un fel sau altul, sau care pacatuieste intr-un fel sau altul, batalia intre bine si rau ducandu-se in noi…
Dumnezeu a creat un plan pentru viata noastră; relatia cu Dumnezeu este personala si atitudinea noastra de razvratiti activi sau indiferenti pasivi ne indeparteaza de obiectivul planului… si astfel eşuăm – nu pentru ca nu am incercat prin eforturi proprii sau n-am realizat lucrari marete, ci pentru ca nu L-am lăsat pe Isus in viata noastra sa ne conduca in planul lui Dumnezeu. Nu trebuie sa incercam din greu sa ajungem la Dumnezeu, ci trebuie sa-l acceptam individual prin credinta pe Isus Hristos ca plata pentru pacatele noastre.
Viata este un bun lasat de Dumnezeu, care – ca orice bun – trebuie administrat corespunzator. Un credincios este un luptator impotriva pacatului – personal, al familiei si al comunitatii. Un luptator trebuie sa fie antrenat, pregatit si disciplinat. Timpul (sau lipsa timpului) este sursa şi armă în lupta permanenta dintre rau si bine, care se dă în tine şi în jurul tău… Cum viata ta este scurta, fă bine şi ţine timpul sub control printr-o planificare zilnica corespunzatoare. Dumnezeu ne-a dăruit aptitudini de bază şi natura noastră ne arată că în viaţă mai repede reacţionăm spontan decât conform unui plan bine gândit. Deci nu fi neliniştit cu privire la ziua de mâine. Dumnezeu va avea grija de tine şi mâine. Trăieşte fiecare zi la maximum. Unul din versetele din Biblie care este cântat în muzica de azi este trăieşte fiecare zi la maximum. Acesta este probabil unul dintre cele mai controversate mesaje din Biblie. Ei bine, planificarea ne permite să profităm de fiecare moment al zilei, urmând voinţa lui Dumnezeu, şi punându-ne credinţa în El. Ca atare, este necesar să planifici pentru ziua de mâine… Înainte de a începe orice acţiune, ar trebui să identificăm problemele, să sugerăm alternative, să ne stabilim scopurile, să planificăm cursul acţiunii şi de asemenea să stabilim priorităţile după cum ni se spune şi în Pilde 13:16: “Orice om chibzuit lucrează cu cunoştinţă, dar nebunul îşi dă la iveală nebunia.” Dezvoltarea aptitudinilor de analiză ne ajută să evităm luarea unor decizii în necunoştinţă de cauză şi ne menţine abilitatea de a face o analiză obiectivă a planului. Identificarea problemelor, sugerarea alternativelor şi prezentarea unor recomandări în mod total dezinteresat, îngrijindu-ne de ceilalţi sunt modurile în care Biblia este aplicabilă în afaceri.
Grija faţă de ziua de mâine creează anxietate, dar credinţa şi bizuirea pe îndrumarea pe care Domnul ne-o dă, precum şi planificarea zilei de mâine micşorează grijile. Un fermier planifică atent paşii, lucrările, operaţiunile, pentru că are în vedere viitoarele recolte, şi de aceea anticipează etapele şi programul necesare pentru a atinge aceste scopuri. El ştie când trebuie să are pământul, când să-l prăşească, când să-l ude sau să-l semene… El îşi plantează recolta cu credinţă în Dumnezeu, sigur că – în condiţii normale, şi făcându-şi datoria cu credincioşie – planul şi previziunile lui (adică recoltele viitoare) vor avea succes. A planifica pentru mâine nu creează anxietate, ci doar grija zilei de mâine creează această stare. A planifica azi pentru întreaga zi şi a nu lăsa nimic nefăcut pe ziua de azi pentru o altă zi este a trăi o zi la maximum, dacă te rogi ca Dumnezeu să fie parte din acea zi. După cum se spune şi în Iacov 4:13-15 trebuie să planificăm după voinţa lui Dumnezeu: “Ascultaţi, acum voi care ziceţi: Astăzi sau mâine ne vom duce în cutare cetate, vom sta acolo un an, vom face negustorie şi vom câştiga. Şi nu ştiţi ce vă aduce ziua de mâine! Căci este viaţa voastră? Nu sunteţi decât un abur care se arată puţintel apoi piere. Voi dimpotrivă, ar trebui să ziceţi: Dacă va vrea Domnul, vom trăi şi vom face cutare şi cutare lucru.” A recunoaşte că Dumnezeu este parte a planului nostru este primul pas în procesul de planificare. Planificarea este un proces în care noi facem anumite supoziţii care se schimbă în timp. Trebuie să înţelegem diferenţa dintre planificarea ca unealtă pentru a acţiona şi a fi neliniştit cu privire la ziua de mâine.
Nu poti avea cu adevărat succes în nici un domeniu – fie el afaceri, politica sau sport – dacă nu-L (re)cunosti pe Dumnezeu si daca fundatia pe care construiesti nu are şi o componentă puternică spirituală. Daca nu stiu cum sa incepi, cel mai bun lucru este sa te rogi.
Ne rugam acum cu tine:
Doamne Isuse, vreau sa te cunosc personal, am nevoie de lumina şi călăuzirea Ta! Singur mă-mpotmolesc, dar ştiu că Tu eşti Atotputernic şi Atotbituitor! Intră, Te rog, in viata mea si schimbă-mă! Tu ai murit pe cruce pentru mine si sangele Tau a spalat şi păcatele mele! Astazi te primesc in inima mea ca Mantuitor si Te rog sa ma conduci ca sa devin un slujitor al Tău şi-al semenilor mei… Amin!