Optimizare procese solutii destepte 2

optimizari de procese

optimizari de procese

Continui seria de articole optimizare procese solutii destepte printr-un nou articol in care am sa va povestesc cum am reusit sa reduc munca a aproape 15 de oameni cu 70%.

Am sa va povestesc la inceput cum era procesul intial si apoi am sa va povestesc ce am facut, costuri implicate si reduceri.

Firma este o companie de transport, iar procesul este un proces de management de documente. Cum se desfasura procesul: compania lua o comanda de transport, executa comanda si apoi trebuiau aduse la firma documentele de transport, documente de transport care trebuiau arhivate. O parte din ele erau trimise la client impreuna cu factura, o parte din ele se arhivau. Receptia documentelor si prelucrarea lor (adica: daca sunt toate, daca au toate confirmarile pe ele, daca nu au fost probleme etc) era in sarcina mai multor departamente operationale, iar facturarea era in sarcina unui alt departament. Firma lucra si cu camioane proprii si cu camioane inchiriate fiind departemente diferite care gestionau operatiunile. Pentru a se asigura ca documentele erau verificate si pentru a putea asigura verificarea interdepartamentala toate documentele erau scanate si introduse in ERP-ul companiei (la firma de transport asta se cheama TMS). Procesul de sortare, scanare si introducere a documentelor in soft era extrem de consumator de timp. Procesul presupunea ca fiecare om sa se duca la scanner sa scaneze documentele sa si le transmita pe email (avea scanerul functionalitatea asta), dupa care sa se duca la computer (nu avea fiecare scanerul lui ci erau scanere de eficienta mare puse in niste locuri comune) sa ia fiecare email in parte sa salveze atasamentul iar apoi sa intre in ERP si sa incarce fiecare documente la comanda din ERP. Un proces extrem de laborios si extrem de mult consumator de timp. Fiecare om avea de scanat cam 200-300 de comenzi pe luna fiecare comanda avand 3-4 documente in medie.

Ce am facut ca sa imbunatatim procesul?

Comenzile de transport (acolo unde existau comenzi de transport catre colaboratori) se emiteau din ERP, astfel ca am pus la fiecare comanda un cod de bare care identifica unic acea comanda care se printa pe comanda care era trimisa colaboratorului (de fapt comanda se trimitea electronic, iar el cand o printa o printa deja cu codul de bare). Acolo unde nu erau comenzi, la sosirea documentelor, se emitea o foaie cu codul de bara pe el. Toate documentele aferente cursei respective erau puse in spatele foii cu cod de bara (comanda daca exista daca nu o foaie A4), apoi persoana mergea la scanner cu documentele astfel aranjate. Scanerul scana toate documentele (prima pagina era obligatoriu cea cu codul de bare) si ducea toate aceste documente scanate intr-un folder comun. Folderul comun era scanat periodic de un script (un mic soft) care citea toate documentele citea prima pagina si de acolo lua codul de bare (nu mai tin minte daca scriptul facea asta sau o facea scanerul la scanarea fiecarui document si apoi salva in folderul comun cu numarul comenzii), iar apoi toate documentele din fisierul respectiv le atasa automat in ERP la comanda care era asociata cu codul de bare.

S-au automatizat 70 % din sarcinile manuale care erau facut pana atunci in proces pentru fiecare persoana in parte. Reducerea facuta nu s-a vazut imediat ci pe masura ce numarul de comenzi a crescut pentru ca nu a mai fost nevoie sa angajaeze oameni suplimentare deoarece incarcarea pe om a scazut, iar fiecare om a putu preluat in 15% sarcini suplimentare (pe acel proces reducerea a fost de 70% dar acel proces reprezenta doar o parte din activitatile unui om). Estimarea de reducere de costuri a fost de 2 salarii pe luna.

Implementarea asta a adus si alte beneficii pentru ca unii din clienti nu vroiau documentele fizic ci se putea trimite si electronic, iar apoi am dezvoltat o facilitate prin care acele documente se trimiteau la client odata cu factura in format electronic.

Costurile pentru dezvoltarea si implementarea facilitatilor suplimentare au fost sub 1000 de euro, o parte dintre ele au fost rezolvate inhouse cu IT-istii de acolo, iar o parte cu firma care dezvoltase softul ERP.

Cam asta a fost exemplul de azi din seria de optimizari de procese solutii destepte, sper sa va fie de folos si sa vedti ca si la voi in companie se poate face. Tot ce trebuie sa faceti este sa-mi dati un telefon si sa ma chemati cateva zile pe la voi.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This blog is kept spam free by WP-SpamFree.