Optimizare de procese – un necesar permanent al afacerii tale

In articolul asta vei putea cu ce te ajuta un exercitiu de optimizare de procese in compania ta. Vei citi despre:

  • ce inseamna optimizare de procese si de ce e necesar sa faci permanent asta;
  • cu ce ajuta optimizare de procese afacerea ta;
  • cum ar trebui sa-ti alegi un furnizor de astfel de servicii;
  • cum iti dai seama ca va functiona in business-ul tau ci ca optimizarea de procese te va ajuta;

Astea fiind spuse sa trecem la detalierea punctelor pe care vreaus a le ating in articolul asta.

Ce inseamna optimizare de procese?

Optimizarea de procese inseamna activitatea prin care, dupa o analiza aprofundata facuta de specialist, procesele din compania ta vor deveni mai optimizate. Mai optimizate inseamna ca vei obtine aceleasi rezultate (sau mai bune), dar folosind resurse mai putin. Asa cum vedeti din ceea ce am spus mai susn exista 2 directii care le urmareste o activitate de optimizare de procese:

  • prima directie este sa obtii aceleasi rezultate, dar folosind resurse mai putine. Cand discutam de resurse discutam despre: oameni, timp, bani etc, adica chestiuni cuantificabile.
  • a doua directie este sa folosesti aceleasi resurse dar sa maximizezi rezultatele obtinute, adica sa obtii un rezultat mai bun decat ai obtinut inainte de a incepe procesul;

Asa cum vedeti din abele metode rezulta un raport mai bun intre iesiri si intrari, daca am vedea procesul ca o cutie in care intra ceva si iese altceva. Pentru a maximiza raportul dintra iesiri si intrari trebuie ori sa marim iesirea pastrand constanta intrarea, ori sa micsoram intrarea pastrand constanta intrarea. Teoretic mai exista si alte metode de a inbunatati acest raport, derivate din astea de baza, dar am sa explic de ce nu le-am pus la inceput. Raportul mai poate fi modificat in bine si daca maresti rezultatele si micsorezi intrarile (asta e dorinta majora a oricarui proprietar de business), sau sa maresti iesirile, marind in acelasi timp intrarile, dar marind iesirile mai mult decat intrarile.

De ce cele 2 metode adiacente de optimizare procese nu le recomand?

Aici ma refer la marire iesiri si micsoarea intrari in acelasi timp sau marire intrari si marire iesiri mai mutl decat intrarile in procesul de optimizare procese. Regulile pe care vi le spun aici sunt valabile pentru orice fel de procese din orice departament al companiei voastre. In activitatea de consultanta de management si activitatetea de consultanta logistica si operationala eu prefer adoptarea procesului de optimizare de procese in pasi mici si cu masurarea rezultatelor. De obicei in orice activitatea modificarea in acelasi timp a 2 parametri si urmarirea valorilor este mult mai complicata decat pastreaza constanta a unui parametru si modificarea celulalt parametru, Deci, din punctul meu de vedere sansele de reusita (obtinerea de rezultate cuantificabile in procesul de optimizare de procese) sunt mult mai mari daca simplifici lcrurile, masori rezutatele si le complici pe masra ce rezultatele apar si iti confirma teoria si actiunile. Sa spunem ca motoda pasilor mici aplicata de mine in procesle de consultanta e mult mai stiintifica si mult mai corecta pentru cleint decat modificarea a doi parametri si urmarirea rezultatelor in acelsi timp.

Cu ce ajuta optimizarea de procese businessul tau?

Ceea ce va voi spune este esenta oricarui businees si este chestiunea de baza, dar este o chestiune care este trecuta cu vederea de catre foarte multi proprietari de business sau directori. Afacerea ta este tot timpul un raport intre venituri (translatata in final prin profit) si costuri. Cu cat raportul asta este mai mare cu atat tu vei avea mai multi bani. Este ceea ce disctam mai sus intrari-iesiri numai ca aici cutia este intreg businessul. Regula d ebaza este ca pentru a avea rezultate mai bune trebuie sa vinzi mai mult cu aceleasi costuri sau, si mai bine cu costuri mai mici.

Reducand asta la teoria de mai sus ai 2 variante: vinzi mai mult cu aceleasi costuri, sau vinzi la fel reducand costurile (desigur variantele adiacente sunt multu mai bune si anume vinzi mai mult cu csturi mai mici sau vinzi mai mutl cu o usoara marire de costuri, cresterea vanzarilor fiind si mai mare).

De ce procesul de optimizare de procese este comoara din gradina?

Cresterea vanzarilor este o chestiune dorita de multi antreprenori si directori, dar este greu de facut penntru ca depinde de foarte multi factori care nu sunt toti in controlul tau. De exemplu: evolutia pietei, legislatia, forta de munca disponibila etc.

Pe de alta parte optimizarea proceselor operationale si logistice este un proces care este foarte mult in controlul tau, adica este o chestie care este dependenta mai mult de ceea ce faci tu decat de ceea ce fac altii sau de cum se misca piata.

Optimizarea de procese se duce in optimizare de costuri si in crestere de performanta a procesului, iar aceste reduceri de costuri rezultate se duc direct in marirea de profitabilitate, asta fiind motvul pentru care aceasta este o activitate care trebuie facuta in permanenta in interiorul companiei. Cu toate astea sunt putine companii care au un om care sa se ocupe de optimizarea de procese, iar un astfel de om ar trebui sa existe in orice fel de companie.

Nu vreau sa fac acest articol extrem de lung si extrem de greu de citit si de aceea o sa fac si partea doua ….asa ca aici puteti citi partea a doua a articolului.