Atributia de control este una din atributiile esentiale ale unui manager. As vrea sa ma folosesc de un caz public ca sa va explic cum ar trebui sa se faca un control eficient si total, sau mai bine zis sa va spun cum fac eu in proiectele de audit.

Daca ai sa citesti acest articol pana la capat ai sa afli urmatoarele:

• plecand de la un caz simplu vreau sa va aexemplific cum are trebui sa s efaca un control;
• cum propun unii solutii si cum se rezolva problema in Romania de azi;
• cum ar fi trebuit facut controlul, asa pe pasi;

Cazul simplu de la care s-a plecat

Cazul e simplu: un parinte a fost cu copilul la spital in Galati si a vrut sa meraga la toaleta si acolo era plin de viermi. A filmat totul si a pus pe retele si, preluat de televiziun. Asta generat un scandal in care s-au sesizat niste autoritat, printre autoritati si directia de sanatate publica. Astazi au iesit la rampa si au spus ca nu era ventilatie acolo si ca era multa umezeala. Ca recomanda sa se faca guri de ventilatie si sa se schimbe mobilierul, sa se rezolve problemele de umezeala. De asemenea ca s-a facut dezinsectia in urma cu o saptamana conform programului de dezinsectie etc.

Niste chestiuni punctuale care au fost verificate superficial si fara prea mult profesionalism. Nu am vazut raportul, nici nu vreau sa pierd timpul cu cititul lui pentru ca nu e foarte important. Sunt obisnuit cu rezolvarea punctuala a acestor probleme si nu sistemica asa cum ar trebui.

Cum ar fi trebuit facut controlul

Hai sa va explic cum as fi facut eu controlul: as fi plecat de la ideea ca acolo s-a intamplat ceva, adica ceva nu se intampla cum trebuie ca doar de aia s-a ajuns in situatia aia. E importanta prezumtia de la care pleci pentru ca te face sa sapi mai mult sau nu. Sunt sigur ca ei nu au plecat de la aceiasi prezumtie.

As fi verificat fisele de dezinsectie si deratizare si procedurile pe care le a. sAs fi vrut sa vad daca au respectat timpii intre dezinsectii. Apoi as fi vrut sa vad cum au stabilit timpii aia si daca sunt corelatii cu parametri de pe teren: umezeala, aerisire, ventilatie, trafic de persoane etc. Adica chestii care au relevanta si care pot influenta situatia.

Pasul2

Pasul 2 as fi vrut sa vad daca chiar s-a facut dezinsectia aia asa cum trebuie conform normelor. Asta pare dificil, dar e simplu de verificat, doar ca ia ceva mai mult timp. Cum? As fi verificat ultimele stocurile de substante care ar fi trebuit folosite si ultimele achizitii de acele substanta. Apoi as fi corelat datele astea cu cantitatile care trebuiau folosite la dezinsectie.

Prin niste calcule matematice simple as fi vazut dca s-au folosit cantitatile medii corespunzatoare pe fiecare dezinsectie. Chiar daca as fi verificat asta si ar fi iesit bine, pe lista de verificari ar fi fost si o verificare inopinanta la urmatoarea dezinsectie sa vad cum se face. De asemenea asi fi vruta sa vad cine o face, ce substante a folosit, ce cantitati etc. As fi cerut verificarea unor probe din substantele de dezinsectie sa vedem daca e ceea ce trebuie (acum 1 an a fost un scandal mare pe tema asta deci as fi avut suspiciuni).

Pasul 3 si 4

Pasul 3, as fi stat de vorba cu oamenii care fac procedurile sa vad daca stiu ce au de facut conform normelor si procedurile.

Pasul 4, as fi verificat daca seful ar fi verificat daca se fac corect toate aceste proceduri. As fi verificat masuri de corectie s-a luat in timp pentru a nu se ajunge la asa ceva si daca e prima oara cand gaseste o astfel de situatie.

As fi verificat de cate ori si la ce interval seful face control si cum face acest control, e ca cel descris mai sus sau e doar o bifa pe o hartie. As fi discutat cu el sa vad daca stie procedurile, daca stie ce trebuie facut si cand, de catre cine etc.

Orice am fi gasit inainte de pasul asta trece in planul 2 daca seful nu face ceea ce am descris aici. Prima corectie trebuie facuta la sef, el trebuie sa controleze. Trebuie sa constate, sa ofere solutii, sa modifice procedurile, procesele, termenele si termenii in care se desfaosara activitatea. Apoi trebuie sa verifice daca se respecta si s-au implementat corect toate astea.

Daca seful nu face asta orice fel de masuri as lua la nivelul de sub el sunt sortite esecului. Probabil ca vor functiona 2 zile, 2 saptamani, 2 luni etc dupa care se va ajunge in acelasi loc din care s-a plecat.

Concluzie

As putea sa jur pe veniturile mele pe 1 luna ca nici un sef nu a fost facut responsabil in acel raport.  De asemenea ca toate actiunile corective se indrepta in mod gresit in alte directii decat in directia sefului si a controlului pe care ar trebui sa-l execute.

Aici sunt mai multi vinovati, iar unii dintre vinovati sunt si cei care aproba raportul ala superfircial. Vinovati sunt si cei care, atunci cand vad ca nu sunt masuri corective de management acolo nu li se aprinde un beculet. In orice astfel de cazuri in 99,9% exista o problema de management si implicit o problama de control.

Niciodata, in tot ce am vazut eu pana acum seful nu a fost facut responsabil. Problema principala in astfel de cazuri este la sefi. Sefii nu  isi fac treaba si de acolo se accentueaza problema.

Daca ti-a placut acest articol te rog invit sa-l citesti si pe urmatorul: Business evanghelist